AI-vertaling versus beëdigde vertaling: wat accepteert de gemeente niet?

Als beëdigd tolk Pools zit ik regelmatig naast het loket burgerzaken, bij de IND-balie en in gesprekken over inschrijving, huwelijk of bijstand. Het patroon is bijna altijd hetzelfde. De inwoner heeft een Poolse akte. Soms een keurig meertalig uittreksel. Soms een Poolstalig afschrift. En steeds vaker: een nette PDF uit een vertaalmodel, uitgeprint op A4, met de mededeling dat „ChatGPT het al heeft gedaan”.

Voor de gemeente is dat geen besparing. Dat is een document dat u niet kunt controleren, niet kunt herleiden tot een beëdigd vertaler in het Rbtv en niet kunt verdedigen bij een latere correctie in de Basisregistratie Personen.

Hieronder staat wat Nederlandse instanties wél mogen aannemen van Polen, wat u beter teruggeeft, en waar dat op gebaseerd is.

Wat de wet en de rijksoverheid wél duidelijk maken

Er is geen ministeriële lijst „deze Poolse stukken zijn altijd goed”. Er zijn wél harde ankers.

De Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv) bepaalt wie in Nederland een beëdigde vertaling mag maken: een vertaler die voor die vertaalrichting in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) staat. Bureau Wbtv formuleert het zo: een beëdigde vertaling is een vertaling gemaakt door een vertaler die in de vertaalrichting van die vertaling als beëdigd vertaler in het Rbtv is ingeschreven.

Verordening (EU) 2016/1191 schaft voor bepaalde openbare documenten binnen de Unie de apostille af en maakt meertalige modelformulieren mogelijk als vertaalhulp. Een gewaarmerkte vertaling die in een EU-lidstaat is gemaakt, moet in de andere lidstaten worden aanvaard.

NederlandWereldwijd heeft een aparte pagina voor documenten uit Polen. Die pagina is de praktische handleiding voor het loket.

Kort samengevat voor Poolse stukken:

• een meertalig uittreksel van een akte van de burgerlijke stand hoeft u niet te laten vertalen of legaliseren;
• staat het document alleen in het Pools, vraag dan eerst om een meertalig modelformulier;
• ontbreekt dat formulier, dan moet het document voor gebruik in Nederland worden vertaald door een beëdigd vertaler naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits.

AI staat in geen van deze teksten. Dat is geen toeval.

Wat de gemeente wél kan aannemen van een Poolse inwoner

1. Meertalig uittreksel burgerlijke stand

Dit is het document dat het loket het minste werk kost. Polen geeft meertalige uittreksels af van geboorte, huwelijk, echtscheiding en overlijden. NederlandWereldwijd zegt expliciet: zo’n uittreksel hoeft u voor gebruik in Nederland niet te laten vertalen of legaliseren.

Voor de praktijk:

• geboorteakte (geboorteakte / akt urodzenia) als meertalig uittreksel: ja;
• huwelijksakte als meertalig uittreksel: ja;
• echtscheidingsakte als meertalig uittreksel: ja;
• overlijdensakte als meertalig uittreksel: ja.

Geen apostille. Geen beëdigde vertaling. Wél controleren of het écht een meertalig uittreksel is en niet een gewoon Pools afschrift met een Engelse zin erbij geschreven.

Overzicht in één oogopslag

Document	Wat is nodig?
Meertalig uittreksel burgerlijke stand	Accepteren zonder vertaling of apostille.
Alleen Pools afschrift	Beëdigde vertaling of eerst een meertalig modelformulier.
AI-, Google- of buurtvertaling	Niet opnemen in het dossier.

2. Openbaar EU-document zonder apostille

Verordening 2016/1191 dekt onder meer geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk, geregistreerd partnerschap, afstamming, adoptie, woon- of verblijfplaats, nationaliteit en het ontbreken van een strafblad. Die stukken en hun gewaarmerkte afschriften moeten in een andere lidstaat als authentiek worden aanvaard zonder apostille.

Dat betekent niet dat élk Pools papiertje binnenkomt. Het betekent dat u bij een Pools overheidsdocument in deze categorie niet automatisch om legalisatie hoeft te vragen.

3. Meertalig modelformulier als vertaalhulp

Burgers kunnen in de lidstaat van afgifte een meertalig modelformulier aanvragen. Dat formulier is een vertaalhulp, geen vervanging van de akte. Biedt de inwoner akte plus modelformulier aan, dan mag de ontvangende autoriteit alleen in uitzonderlijke gevallen alsnog een vertaling eisen.

Handig bij verklaring van ongehuwd zijn, nationaliteit of woonplaats. NederlandWereldwijd zegt hetzelfde voor Polen: voeg een meertalig modelformulier toe, dan is vertalen en legaliseren vaak overbodig.

4. Beëdigde vertaling in Nederland

Is er alleen een Poolstalig afschrift en geen meertalige variant, dan is de Nederlandse route helder:

1. origineel of deugdelijke kopie van het Poolse document;
2. vertaling door een in Nederland beëdigde vertaler, te vinden via Bureau Wbtv;
3. de Nederlandse vertaling zelf hoeft u niet te legaliseren.

Doeltalen die de rijksoverheid noemt: Nederlands, Engels, Frans of Duits. Pools naar een van die vier, door een beëdigd vertaler.

5. Beëdigde vertaling gemaakt in Polen

Ook dat kan, maar met een extra stap. NederlandWereldwijd:

1. laten vertalen door een beëdigd vertaler in Polen;
2. zowel het document als de vertaling legaliseren met een apostille.

Zonder apostille op die Poolse keten is het stuk voor veel loketten onbruikbaar. Met apostille moet u het wél aannemen als gewaarmerkte EU-vertaling, tenzij de inhoud onleesbaar of onvolledig is.

6. Stukken van de Poolse ambassade of het consulaat

Documenten opgemaakt door een Poolse ambassade of consulaat kunt u in Nederland direct gebruiken. Legalisatie is niet nodig. Staat de tekst in het Pools, dan alsnog een vertaling naar Nederlands, Engels, Frans of Duits. Gebeurt die vertaling in Nederland door een beëdigd vertaler, dan hoeft de vertaling niet gelegaliseerd.

7. Documenten die al in NL, EN, FR of DE staan

De IND hanteert die vier talen als talen zonder verplichte vertaling. Gemeenten doen dat in de praktijk vaak ook. Een Pools diploma met alleen Poolse tekst valt daar buiten. Een internationale cijferlijst in het Engels kan wél door, afhankelijk van de ontvangende afdeling.

Wat de gemeente niet moet aannemen

Hier gaat het mis. Niet uit onwil van de inwoner, maar omdat het stuk geen toetsbare status heeft.

Geen AI-vertaling.
Een model verzint de meest waarschijnlijke zin. Het ziet geen stempel van de USC, geen kantlijn, geen keerzijde, geen doorhaling. Het haalt een eerdere echtscheiding van de akte of draait voornamen om. Er is geen Wbtv-nummer, geen slotformule, geen aansprakelijke vertaler. U kunt later niet uitleggen waarom die datum in de BRP staat.

Geen Google-uitdraai of buurtvertaling.
Een collega die Pools spreekt, is geen beëdigd vertaler. Een uitzendbureau dat „even vertaalt”, ook niet.

Geen Poolstalig afschrift zonder meertalige variant of beëdigde vertaling.
Een gewoon Pools odpis is een bronstuk. Voor de BRP heeft u de inhoud nodig in een taal die de ambtenaar kan vastleggen. NederlandWereldwijd zegt: Pools laten vertalen door een beëdigd vertaler, of eerst een meertalig uittreksel vragen.

Geen „eigen vertaling plus stempel achteraf”.
Een beëdigd vertaler waarmerkt de eigen vertaling of een tekst die hij woord voor woord heeft gecontroleerd. Hij is geen stempelautomaat voor een AI-bestand.

Geen onvolledige scan.
Ontbreekt de keerzijde, een bijlage of een leesbare zegel, dan ontbreekt een deel van de akte. Stuur de inwoner terug voor een volledig exemplaar.

Diploma’s zijn een apart geval.
Een Pools diploma of getuigschrift laat u volgens NederlandWereldwijd legaliseren met een apostille. Staat het in het Pools, dan daarna of daarbij een beëdigde vertaling. Een AI-tekst over een ongewáármerkt diploma is dubbel onbruikbaar. Voor diplomawaardering via IDW geldt dezelfde lijn: buiten NL, EN, DE en FR vertaalt een beëdigd vertaler.

Praktijk aan het loket: drie situaties

Situatie 1. Inschrijving BRP, kind geboren in Polen.
De ouder legt een Pools meertalig uittreksel geboorteakte neer. U neemt het aan. Geen vertaler, geen apostille. Legt de ouder alleen een Poolstalig afschrift plus een ChatGPT-bijlage neer, dan wijst u de bijlage af en verwijst u naar het Poolse USC voor een meertalig uittreksel. Lukt dat niet — oude akte, aantekeningen die niet op het korte model staan — dan beëdigde vertaling.

Situatie 2. Huwelijk in de gemeente, partner uit Polen.
Verklaring van ongehuwd zijn: eerst meertalig modelformulier. Huwelijksakte uit een eerder Pools huwelijk: meertalig uittreksel of beëdigde vertaling. Een AI-samenvatting „zij is niet getrouwd” is geen bewijs.

Situatie 3. Bijstand of schuldhulp, Poolse vonnissen en loonstroken.
Een Pools vonnis is een document van een rechter. Binnen de EU geen apostille nodig, wél een beëdigde vertaling als de tekst Pools is. Een loonstrook (loonstrook / pasek wynagrodzenia) is geen akte van de burgerlijke stand. Daarvoor bestaat geen meertalig uittreksel. Voor een besluit over inkomen wilt u een toetsbare vertaling, geen modeluitdraai waarin brutoloon en nettoloon zijn verwisseld.

AI is nuttig in de spreekkamer, niet in het dossier

Ik gebruik AI zelf om een lange Poolse brief snel te begrijpen vóór een gesprek. Dat is een klad. Zodra de tekst een rechtsgevolg krijgt — inschrijving, erkenning, naturalisatie, uitkering, omzetting van een buitenlandse akte — stopt het klad.

Waarom gemeenten AI-vertalingen niet moeten archiveren:

• niemand tekent voor de juistheid;
• u kunt de maker niet terugvinden in het Rbtv;
• medische en juridische termen worden „gladgestreken”;
• datums, namen en aktnummers zijn precies de velden die later in de BRP of in een beschikking belanden;
• bij bezwaar heeft u geen verklaring van een beëdigd vertaler om op terug te vallen.

Een gewone, niet-beëdigde vertaling door een mens is al zwakker dan een beëdigde. AI is nog een stap verder: geen beroep, geen tucht, geen register.

Korte beslisboom voor de ambtenaar

1. Is het een meertalig uittreksel burgerlijke stand uit Polen? Aannemen.
2. Is het een openbaar EU-document in het Nederlands, Engels, Frans of Duits? Vaak aannemen, apostille niet vragen.
3. Is er een meertalig modelformulier bij een Pools stuk? In beginsel geen extra vertaling.
4. Alleen Pools, geen formulier, geen meertalig uittreksel? Beëdigde vertaling eisen naar NL, EN, FR of DE.
5. Vertaling gemaakt in Polen? Apostille op document én vertaling controleren.
6. Vertaling gemaakt in Nederland? Rbtv-nummer controleren op de site van Bureau Wbtv. Geen apostille op de Nederlandse vertaling nodig.
7. AI, Google, buurman, uitzendbureau? Teruggeven.

Twijfelt u? Eén zin naar de inwoner is genoeg: „Wij hebben een meertalig uittreksel of een beëdigde vertaling van een vertaler uit het Rbtv nodig.”

Wat u de inwoner wél kunt meegeven

Stuur mensen niet standaard naar een dure vertaling als Polen een meertalig uittreksel afgeeft. Dat scheelt honderden euro’s en een week wachttijd. Stuur wél door als het USC geen meertalige variant kan leveren, als er aantekeningen op de akte staan die het korte model niet dekt, of als een andere instantie — IND, notaris, rechtbank — schriftelijk om een beëdigde vertaling vraagt.

De Unieverordening laat die uitzondering toe. U hoeft niet te gokken. U mag in bijzondere gevallen alsnog een vertaling vragen. AI is die vertaling niet.

Bronnen

• NederlandWereldwijd, Legaliseren van documenten uit Polen voor gebruik in Nederland: meertalige uittreksels, modelformulier, beëdigde vertaling, apostille, route Polen versus Nederland.
• Verordening (EU) 2016/1191: geen apostille op bepaalde openbare documenten, meertalige modelformulieren, wederzijdse erkenning van gewaarmerkte vertalingen binnen de Unie.
• Bureau Wbtv: wettelijke definitie beëdigde vertaling en zoekregister Rbtv.
• Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv).
• IND, Translation and legalisation of documents: buiten NL, EN, FR en DE vertalen; in Nederland door een door de rechtbank beëdigde vertaler.
• IDW / NederlandWereldwijd diplomawaardering: diploma buiten NL, EN, DE, FR via beëdigd vertaler.

Elke gemeente mag strenger toetsen dan dit minimum. De ontvangende afdeling beslist over het dossier. Dit artikel vervangt die beslissing niet.

Document geweigerd of twijfel over een Poolse akte?

Laat de inwoner geen AI-pdf in de brievenbus doen. Vraag een scan van het bronstuk en vermeld voor welke afdeling het bedoeld is.

Contact: marcinkowalski.nl/contact

Poolse Tolk Direct werkt voor gemeenten, werkgevers en inwoners: telefonisch en video tolken, documentvertaling en beëdigde vertalingen in samenwerking met beëdigde vertalers uit het Rbtv. Aan de balie helpt een beëdigd tolk het gesprek. In het dossier hoort papier met een toetsbare status.

---

Dit artikel is bedoeld voor ambtenaren, gemeentelijke teams burgerzaken en ketenpartners. Het is geen juridisch advies en geen handleiding van een specifieke gemeente. Eisen van gemeente, IND, notaris, UWV en rechtbank kunnen verschillen. Toets altijd het stuk in uw eigen procedure.