Privacyverklaring

Poolse Tolk Direct respecteert uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Afhankelijk van de dienst die u afneemt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam, voornaam en aanhef
• Adres, postcode, woonplaats en land
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Bedrijfsnaam, KvK-nummer en BTW-nummer (bij zakelijke klanten)
• Betaalgegevens (via Blik, iDEAL of Bancontact, verwerkt door de betaalprovider)
• Informatie over de geboekte dienst (datum, tijd, type tolkdienst: video, telefonisch, tekstvertaling etc.)
• Inhoud van de te tolken/vertalen tekst of gesprek (indien relevant voor de opdracht)
• Technische gegevens (IP-adres, browser, cookies op de website)

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de overeengekomen tolk- en vertaaldiensten (video, telefonisch, ad-hoc of tekst)
• Het opstellen en versturen van offertes en facturen (inclusief BTW verlegd / reverse charge voor bedrijven)
• Het afhandelen van betalingen via Blik, iDEAL of Bancontact
• Klantenservice en communicatie over uw boeking
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. boekhoudverplichtingen)
• Het verbeteren van onze website en diensten met bezoekersstatistieken (Google Analytics 4 en eigen statistieken), alleen als u daarvoor toestemming geeft via de cookie-instellingen

Per doel ziet u hieronder welke gegevens wij gebruiken, op welke grondslag en hoe lang wij ze bewaren. Wij hebben geen nieuwsbrief en sturen geen marketingmails.

Voor een offerte en de uitvoering van de opdracht hebben wij uw naam, contactgegevens en het document of de opdracht nodig. Zonder deze gegevens kunnen wij geen offerte maken en de dienst niet uitvoeren. Voor een factuur hebben wij de gegevens nodig die de wet voorschrijft. Statistieken en andere toestemmingen zijn altijd vrijwillig.

• Facturen en boekhoudgegevens: tot de belastingschuld verjaart, in de regel 5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de termijn voor de betaling van de belasting verliep (Poolse belastingwetgeving)
• Gegevens van uitgevoerde tolkingen/vertalingen: maximaal 2 jaar na afronding van de dienst (tenzij langer nodig voor aansprakelijkheid of klachten)
• Contactgegevens: zolang de klantrelatie bestaat of tot u een verzoek tot verwijdering indient
• Andere termijnen per doel staan in de tabel onder „Rechtsgrondslag”.

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is:

• Met onze betaaldienstverlener Mollie B.V. (Amsterdam) voor betalingen met iDEAL, BLIK of Bancontact. Mollie is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de betaalgegevens; zie de privacyverklaring van Mollie op mollie.com/nl/privacy.
• Met platformen voor videovergaderingen (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet): alleen technische gegevens
• Met externe beëdigde vertalers, alleen voor schriftelijke vertalingen (indien nodig en onder geheimhoudingsplicht)
• Nooit verkopen wij uw gegevens aan derden

Wij werken met betrouwbare dienstverleners die gegevens namens ons verwerken op basis van verwerkersovereenkomsten: Vercel (hosting en bestandsopslag, servers in Frankfurt), Neon (database, Frankfurt), Brevo (e-mail, EU), xAI (chatassistent op de website, VS) en, alleen na uw toestemming voor analytische cookies, Google Ireland Limited (Google Analytics 4). Vercel, Neon en Google LLC zijn Amerikaanse bedrijven die gecertificeerd zijn onder het EU-US Data Privacy Framework, een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG). Chatgesprekken worden naar xAI in de VS doorgegeven op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG). xAI gebruikt ze niet om modellen te trainen. Deel daarom in de chat geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over uw gezondheid of documentnummers. Mollie is geen verwerker van ons, maar een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor betalingen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of onrechtmatige toegang.

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• Beperking van de verwerking, bijvoorbeeld zolang wij een verzoek tot correctie of een bezwaar beoordelen (art. 18 AVG)
• Overdraagbaarheid: de gegevens die u ons zelf hebt gegeven en die wij op basis van uw toestemming of de overeenkomst geautomatiseerd verwerken, in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten doorsturen (art. 20 AVG)
• Bezwaar te maken tegen de verwerking
• Uw toestemming in te trekken (indien van toepassing). Het intrekken heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het land waar u woont, bijvoorbeeld de UODO in Polen

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via e-mail. Wij reageren binnen een maand.

U kunt ook online vragen om uw gegevens te verwijderen: Mijn gegevens verwijderen.

Wij gebruiken functionele cookies en lokale opslag die noodzakelijk zijn voor het werken van de website, het onthouden van uw cookiekeuze en het boekingsproces. Hiervoor is geen toestemming nodig.

Alleen als u in de cookiemelding of de cookie-instellingen toestemming geeft voor analytische cookies, laden wij Google Analytics 4. Zonder die toestemming wordt het script van Google niet geladen en worden er geen cookies van Google Analytics geplaatst. Wij gebruiken de toestemmingsmodus van Google (Consent Mode): standaard staan alle opties op „geweigerd”; na uw toestemming zetten wij alleen „analytics_storage” op „toegestaan”. Opties voor advertenties (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) blijven altijd geweigerd. Wij gebruiken Google Analytics niet voor advertenties en niet op de beheer-, inlog- en klantpagina’s (zoals „Mijn boekingen”).

Google Analytics verwerkt onder meer: de bezochte pagina’s, de herkomst van het bezoek, het type apparaat en browser, een globale locatie en een willekeurige identificatiecode in de cookies _ga en _ga_* (bewaartermijn van de cookie: 2 jaar). Volgens Google worden IP-adressen van bezoekers uit de EU in Google Analytics 4 niet opgeslagen; Google gebruikt ze alleen kort om een globale locatie te bepalen. Google bewaart de statistieken in Google Analytics 2 maanden. De ontvanger is Google Ireland Limited (Ierland), die als verwerker voor ons optreedt. Gegevens kunnen ook worden verwerkt door Google LLC in de Verenigde Staten; Google LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG).

Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 11.7a Telecommunicatiewet; voor gebruikers in Polen art. 399 Prawo komunikacji elektronicznej). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via „Cookie-instellingen wijzigen” op de pagina Cookiebeleid. Na intrekking zetten wij de toestemming in Google Analytics op „geweigerd”, verwijderen wij het script en de cookies _ga en _ga_* uit uw browser en verzamelen wij geen statistieken meer. Het intrekken heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Meer informatie over alle cookies vindt u in ons Cookiebeleid.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie is altijd te vinden op marcinkowalski.nl.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via e-mail: info [at] marcinkowalski [dot] nl.