Beëdigde vertaling geboorteakte Pools-Nederlands

De geboorteakte komt terug bij een huwelijk of geregistreerd partnerschap, de inschrijving van een kind in de basisregistratie personen, een naturalisatie en de erkenning van ouderschap. Welke instantie het document opvraagt bepaalt vaak ook welke variant nodig is. Bij een aanvraag van kinderbijslag of een uitkering kan ook de SVB om de akte vragen.

Een Poolse geboorteakte kunt u opvragen als odpis skrócony met de actuele gegevens of als odpis zupełny waarin ook latere aantekeningen staan, zoals een erkenning of naamswijziging. Wij vertalen beide, ook oudere handgeschreven aktes, zodat de vertaling het brondocument volledig dekt. Nederlandse instanties schrijven meestal over een „afschrift” of een „uittreksel”. Die namen hoeven niet overeen te komen met de Poolse, dus vraag de instantie of zij een odpis skrócony of een odpis zupełny bedoelt.

Op de akte staan het nummer w rejestrze (registernummer), de voor- en achternaam van het kind, de geboortedatum en -plaats (miejsce urodzenia), en de voor- en achternamen van beide ouders inclusief hun meisjesnaam (nazwisko rodowe). Elk veld wordt exact overgenomen, met diakritische tekens in namen; de Poolse datumnotatie wordt naast de Nederlandse conventie gezet zodat er geen verwarring ontstaat.

Een veelgemaakte fout is het aanleveren van een odpis skrócony terwijl de gemeente bij naturalisatie juist het odpis zupełny wil zien. Een tweede, hardnekkige misser is een verouderd afschrift waarop een latere aantekening ontbreekt. Controleer daarom vóór de vertaling welke variant de instantie vraagt; zo voorkomt u dat de aanvraag wordt teruggestuurd.

Vraag het afschrift aan bij het Poolse USC (Urząd Stanu Cywilnego). Online gaat dat sinds 1 januari 2026 alleen via e-Doręczenia. Een elektronisch afschrift krijgt u als bestand (XML of PDF). Een afdruk daarvan heeft geen rechtsgeldigheid, stuur ons dus het bestand zelf.

Lever de scan het liefst in kleur aan als PDF of als foto met minstens 300 dpi. Houd de tekst horizontaal en zorg dat stempels en handtekeningen volledig zichtbaar zijn; een onscherpe of afgesneden scan leidt tot navragen en vertraging.

Heeft u naast de geboorteakte ook een huwelijksakte of een verklaring burgerlijke staat nodig voor hetzelfde dossier? Upload alle stukken in één keer, dan blijven namen, data en registernummers dwars door het pakket consistent en vermijdt u een tweede vertaalronde.

Twijfelt u over de juiste variant? Geef bij het uploaden aan voor welke instantie de vertaling bestemd is (gemeente, USC in Polen of een rechtbank), dan worden de omvang en de opmaak van de vertaling daarop afgestemd.

Bronnen: gov.pl (odpis aktu stanu cywilnego en aanvraag van een afschrift).