Beëdigde vertaling erkenningsakte Pools ↔ Nederlands

De gemeente en de burgerlijke stand zijn hier bepalend: zij nemen de erkenning pas over als de afstamming met een vertaald, officieel stuk vaststaat. Bij een verblijfs- of naturalisatieaanvraag van het kind kan ook de IND om de vertaalde erkenningsakte vragen. Daarnaast speelt de akte mee bij het aanvragen van een Nederlands paspoort voor het kind en bij de kinderbijslag via de SVB. Zonder deze akte kan de gemeente de gezagsrelatie niet formeel registreren, wat gevolgen heeft voor het ouderlijk gezag. Bij een latere echtscheiding kan de akte ook relevant zijn voor de vaststelling van het gezag.

Op de akte staan de gegevens van vader, moeder en kind, de datum en plaats van de erkenning, een eventuele naamskeuze en de ondertekenende ambtenaar. Juist die naamskeuze en de geboortegegevens moeten exact overeenkomen met de geboorteakte, anders sluiten de dossiers niet op elkaar aan. Poolse datumnotaties (dag-maand-jaar) worden in de vertaling overgenomen samen met de Nederlandse conventie.

Een veelgemaakte fout is dat de erkenning los wordt aangeleverd zonder de bijbehorende geboorteakte; de gemeente kan de erkenning dan niet koppelen en stuurt het dossier terug met de opmerking „afstamming niet te verifiëren." Upload daarom beide stukken samen, met een eventuele apostille. Hoe eerder u het complete pakket aanlevert, hoe sneller het dossier bij de burgerlijke stand verwerkt wordt.

Op het Poolse document vindt u onder meer de rubriek dane ojca (gegevens vader), dane matki (gegevens moeder) en dane dziecka (gegevens kind), het nummer aktu (aktenummer) en de datum uznania (datum van erkenning). In de vertaling worden die velden exact overgenomen, inclusief Poolse diakritische tekens in voor- en achternamen. Ook het registratiekantoor (USC) en de handtekening van de ambtenaar worden benoemd.

Wanneer de burgerlijke stand de akte afwijst, komt dat vaak doordat de achternaam op de erkenningsakte en de geboorteakte niet identiek zijn — soms door een spelfout in het Poolse register. In zo'n geval moet de fout eerst bij het Poolse USC (Urząd Stanu Cywilnego) worden gecorrigeerd voordat een vertaling zin heeft. De correctieprocedure verloopt via een schriftelijk verzoek of via ePUAP.

Als de erkenning in Polen is gedaan, heeft de akte voor gebruik in Nederland in beginsel geen apostille nodig, maar een aantal gemeenten vraagt er wel om. De apostille wordt door het Poolse MSZ geplaatst en wij vertalen die standaard mee als ze aanwezig is. Informeer vooraf bij uw gemeente of zij een apostille verlangen, zodat u niet twee keer hoeft aan te leveren.

Zorg dat uw scan het volledige document toont, inclusief handtekeningen en stempels onderaan de pagina. Een afgesneden scan zonder de pieczęć urzędowa (ambtshalve stempel) leidt tot navragen en vertraging bij de burgerlijke stand. Maak de scan bij daglicht of met een scannerapp die automatisch bijsnijdt en het perspectief corrigeert.

Moet u naast de erkenning ook een geboorteakte of een verklaring van naamskeuze laten vertalen voor hetzelfde dossier? Lever alle stukken in één keer aan — zo kan ik namen en registernummers consistent houden over het hele pakket en scheelt dat u een aparte vertaalopdracht. Eén gecombineerd vertaalpakket betekent ook één overzichtelijke factuur.