Beëdigde vertaling poortwachter-dossier Pools ↔ Nederlands

Het dossier draait om de re-integratie van een zieke werknemer onder de Wet verbetering poortwachter. Na ongeveer twee jaar ziekte beoordeelt het UWV het re-integratieverslag (RIV) bij de WIA-aanvraag; de bedrijfsarts en arbodienst leveren de onderliggende stukken aan.

In het dossier zitten onder meer de probleemanalyse, het plan van aanpak, de bijstellingen, de eerstejaarsevaluatie en de terugkoppelingen van de bedrijfsarts, met veel data en medische of functionele termen. Ik vertaal die documenten met consequente terminologie, zodat de samenhang tussen de stukken behouden blijft.

Een belangrijk risico: als het UWV het dossier onvoldoende vindt, kan het de werkgever een loonsanctie opleggen. Lever daarom het volledige dossier aan en laat het als samenhangend geheel vertalen, zodat dezelfde begrippen overal gelijk worden weergegeven.

Bij een poortwachterdossier gaat het vaak om stukken die het UWV betrekt bij de beoordeling van het re-integratieverslag en de WIA-aanvraag. Als documenten in het Pools zijn opgesteld, of als Nederlandstalige stukken in Polen of elders moeten worden gebruikt, vragen instanties doorgaans om een beëdigde of gewaarmerkte vertaling. Dat is vooral belangrijk omdat het dossier vaste documentonderdelen bevat en de inhoud juridisch en procedureel op elkaar moet aansluiten.

Voor dit documenttype is consistentie tussen alle onderdelen extra belangrijk. Termen uit de probleemanalyse, het plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie en de terugkoppelingen van de bedrijfsarts moeten in de vertaling overal gelijk worden weergegeven, zodat de samenhang van het re-integratiedossier herkenbaar blijft. Nederlandse en buitenlandse instanties letten er bovendien op dat data, namen, functies en verwijzingen tussen documenten exact overeenkomen.

Lever bij voorkeur een volledige, goed leesbare scan van alle pagina's aan, inclusief bijlagen, parafen, stempels en handtekeningen. Bij een beëdigde vertaling wordt de vertaling doorgaans voorzien van verklaring, handtekening en stempel van de beëdigd vertaler, en vaak aan een kopie van het brondocument gehecht. Controleer vooraf of de ontvangende instantie het hele dossier wil zien of alleen de kernstukken, en of zij een vertaling op basis van een scan accepteert of om inzage in het origineel vraagt.