Beëdigde vertaling kentekenbewijs Pools ↔ Nederlands

Bij de import en registratie van een voertuig controleert de RDW of de gegevens van de auto kloppen. Staan die gegevens op een Pools kentekenbewijs (dowód rejestracyjny) en de kaart van het voertuig (karta pojazdu), dan wil de keurmeester ze kunnen lezen. Een beëdigde vertaling zorgt dat merk, typegoedkeuring en tellerstand ondubbelzinnig zijn. Vooral bij een tweedehands voertuig dat al meerdere eigenaren heeft gehad, kijkt de RDW extra nauwkeurig naar de documentatie.

Op het kentekenbewijs staan onder meer het VIN-nummer, de datum van eerste toelating, de cilinderinhoud, het gewicht en de emissiegegevens. Deze technische velden moeten exact worden overgenomen, want één afwijkend cijfer in het chassisnummer kan de inschrijving blokkeren. Zelfs een punt waar een komma hoort bij het motorvermogen kan tot een discrepantie leiden die de keurmeester opmerkt. De RDW vergelijkt de vertaling met de fysieke plaat op het voertuig en het COC-certificaat, dus elke afwijking valt op.

De voertuigkaart (karta pojazdu) wordt vaak over het hoofd gezien. Dit document bevat de volledige eigendomsgeschiedenis, eerdere kentekenwijzigingen en pandrechten. De RDW wil deze kaart meelezen om te verifiëren of het voertuig vrij van beslag is. Controleer vóór het insturen of u zowel deel I als deel II van het kentekenbewijs heeft en of de kaart onbeschadigd is, want een gescheurde of onleesbare kaart wordt niet geaccepteerd.

Op het Poolse document staan velden als datum pierwszej rejestracji (datum van eerste toelating), numer rejestracyjny (kentekennummer), pojemność silnika (cilinderinhoud), masa własna (eigen gewicht) en dopuszczalna masa całkowita (toegestane maximale massa). In de vertaling neem ik deze rubrieken één op één over met de exacte waarden, zodat de RDW ze naadloos kan vergelijken met het fysieke voertuig. Omdat het Poolse document ook een rubriek voor brandstoftype en emissienorm bevat, worden die eveneens meegenomen: de APK-keurmeester controleert ze bij de eerste keuring in Nederland.

Een veelgemaakte fout is dat de scan van het kentekenbewijs is bijgesneden waardoor de hoekstempels of het watermerk ontbreken. De RDW beschouwt een kentekenbewijs zonder zichtbare beveiliging als mogelijk vervalst document en kan de registratie weigeren. Zorg daarom voor een volledig, recht en kleurecht scan op A4-formaat. Ook de achterzijde moet mee als daar technische gegevens op staan; bij veel Poolse dowody staan emissiegegevens juist op de keerzijde.

Voor de RDW-inschrijving is een apostille op het kentekenbewijs niet vereist; de beëdigde vertaling met het vertalersstempel en de verklaring volstaat. Wanneer het voertuig echter betrokken is bij een juridisch geschil — bijvoorbeeld beslag of een eigendomsclaim — kan de advocaat of rechtbank aanvullende legalisatie vragen. Vraag in dat geval vooraf bij uw advocaat welke eisen gelden.

Scan het volledige kentekenbewijs in kleur, inclusief hologrammen en stempels. Gebruik een flatbedscanner of een scan-app die perspectief en kadrering automatisch corrigeert. Een foto onder een hoek levert vaak onleesbare tekens op die extra vragen opleveren. Controleer achteraf of de kleine letter-cijfercombinaties bij het VIN scherp zijn: een onleesbaar chassisnummer is de meest voorkomende oorzaak van vertraging bij de RDW.

Heeft u naast het kentekenbewijs ook de koopovereenkomst of het vrijwaringsbewijs nodig voor de RDW? Lever alles in één keer aan, dan blijven VIN, kenteken en eigenaarsgegevens in alle vertalingen identiek en bespaart u een extra ronde. Een compleet dossier versnelt de RDW-procedure aanzienlijk en voorkomt dat u bij de balie wordt teruggestuurd voor ontbrekende stukken.