Beëdigde vertaling KvK-uittreksel Pools ↔ Nederlands

Een bank vraagt het uittreksel bij het openen van een zakelijke rekening, een opdrachtgever bij een aanbesteding en een buitenlandse partner voordat hij een contract tekent. Zij willen zien wie de bestuurders zijn, wat het inschrijvingsnummer is en welke activiteiten geregistreerd staan.

Op het uittreksel staan de bedrijfsnaam, het KvK- of KRS-nummer, de rechtsvorm, het adres, de tekenbevoegde personen en de SBI-codes. Deze registratienummers en bevoegdheden worden exact overgenomen, want de tegenpartij controleert ze in het openbare register.

Een uittreksel heeft een beperkte houdbaarheid: veel instanties accepteren alleen een exemplaar van recente datum. Vraag daarom een actueel uittreksel op en laat dat vertalen, zodat de datum niet al verlopen is bij indiening.

Een Pools KRS-uittreksel is opgebouwd uit rubrieken (działy): dział 1 met de bedrijfsnaam, het KRS-nummer, het NIP en het REGON, en dział 2 met de bestuurders en de wijze van vertegenwoordiging. Op een Nederlands KvK-uittreksel staan juist het achtcijferige KvK-nummer, de rechtsvorm en de SBI-codes. Die nummers en rubrieken nemen we exact over, zodat de tegenpartij ze in het register kan terugvinden.

Een veelgemaakte fout is het aanleveren van een verouderd uittreksel. Banken en aanbestedende diensten eisen vaak een exemplaar van niet ouder dan drie maanden; een oudere print wordt geweigerd omdat bestuurders of adres intussen gewijzigd kunnen zijn. Vraag daarom vlak voor gebruik een vers uittreksel op en lever alle pagina’s aan.

Het verschil tussen het Nederlandse KvK en het Poolse KRS zit vooral in de opbouw: het KRS kent meerdere działy en vermeldt de vertegenwoordigingsregels expliciet. In de vertaling lichten we die structuur toe waar dat nodig is, zonder de brontekst te wijzigen, zodat een Nederlandse partij begrijpt wie tekenbevoegd is.

Vraagt de tegenpartij naast het uittreksel ook de statuten (umowa spółki) op, lever die dan gelijk mee. Statuten en uittreksel horen bij elkaar: het uittreksel toont de actuele registratie, de statuten de bevoegdheden en aandeelverhoudingen. Wij verwerken beide in één beëdigde vertaling met consistente terminologie.

Nederlandse banken, notarissen, aanbestedende diensten en andere instanties vragen bij een buitenlands KRS-uittreksel of een Nederlands KvK-uittreksel vaak om een beëdigde vertaling, zodat de inhoud formeel bruikbaar en controleerbaar is. Dat is vooral belangrijk wanneer moet vaststaan dat de onderneming bestaat en wie rechtsgeldig mag tekenen. Onze beëdigd vertalers nemen registratienummers, namen en bevoegdheden daarom exact over.

Dit document wordt gebruikt bij het openen van een zakelijke rekening, deelname aan een aanbesteding, controle door een zakenpartner en het voorbereiden van contracten of notariële stukken. Juist bij KvK- en KRS-uittreksels letten ontvangende partijen op de actuele stand van inschrijving, de rechtsvorm, de bestuurders en de vertegenwoordigingsregels. Als naast het uittreksel ook statuten of benoemingsbesluiten worden gevraagd, is het verstandig die als samenhangend pakket te laten vertalen.

Lever altijd een volledige en goed leesbare scan of PDF aan, inclusief alle pagina’s, rubrieken, historische vermeldingen en eventuele bijlagen. Bij dit soort uittreksels worden ook stempels, datumvelden, dossiernummers en bronvermelding vaak mee beoordeeld, daarom moeten ze zichtbaar zijn. De beëdigde vertaling wordt in Nederland voorzien van de vereiste waarmerking door de beëdigd vertaler, met handtekening en stempel volgens de gebruikelijke vorm.