Przysięgłe tłumaczenie: wyciąg z rejestru firm (KvK / KRS)

Bank prosi o wyciąg przy otwieraniu rachunku firmowego, zleceniodawca przy przetargu, a zagraniczny partner przed podpisaniem umowy. Chcą zobaczyć, kto jest w zarządzie, jaki jest numer rejestrowy i jaka działalność jest wpisana.

W wyciągu znajdują się nazwa firmy, numer KvK lub KRS, forma prawna, adres, osoby uprawnione do reprezentacji i kody działalności. Te numery rejestrowe i uprawnienia przenoszone są dokładnie, bo druga strona sprawdza je w rejestrze publicznym.

Wyciąg ma ograniczoną ważność: wiele instytucji przyjmuje tylko egzemplarz o świeżej dacie. Pobierz więc aktualny wyciąg i zleć jego tłumaczenie, aby data nie była już nieaktualna przy składaniu.

Polski wyciąg z KRS składa się z działów: dział 1 z nazwą firmy, numerem KRS, NIP i REGON, a dział 2 z zarządem i sposobem reprezentacji. Holenderski wyciąg z KvK zawiera ośmiocyfrowy numer KvK, formę prawną i kody SBI. Te numery i działy przenosimy dokładnie, aby druga strona odnalazła je w rejestrze.

Częstym błędem jest przesłanie przeterminowanego wyciągu. Banki i zamawiający wymagają często egzemplarza nie starszego niż trzy miesiące; starszy wydruk bywa odrzucany, bo zarząd lub adres mogły się zmienić. Pobierz więc świeży wyciąg tuż przed użyciem i prześlij wszystkie strony.

Różnica między holenderskim KvK a polskim KRS tkwi głównie w budowie: KRS ma kilka działów i wyraźnie podaje zasady reprezentacji. W tłumaczeniu objaśniamy tę strukturę tam, gdzie to potrzebne, bez zmiany tekstu źródłowego, aby holenderska strona wiedziała, kto jest uprawniony do podpisu.

Jeśli druga strona prosi obok wyciągu także o statut lub umowę spółki, prześlij je od razu. Statut i wyciąg stanowią całość: wyciąg pokazuje aktualny wpis, a statut, kompetencje i podział udziałów. Oba dokumenty ujmujemy w jednym tłumaczeniu przysięgłym ze spójną terminologią, aby nazwy organów spółki i zasady reprezentacji brzmiały tak samo w obu tekstach. Przy przetargach i otwieraniu rachunku firmowego bank często wymaga kompletu, dlatego warto od początku przygotować wyciąg wraz z aktualnym statutem i ewentualnymi uchwałami o powołaniu zarządu, aby nie uzupełniać dokumentów w trakcie procedury. Jeśli spółka ma kilku wspólników lub prokurentów, dopilnujemy, aby ich imiona, nazwiska i zakres umocowania brzmiały w tłumaczeniu identycznie jak w rejestrze, bo bank i notariusz porównują te dane litera po literze. Gdy wyciąg zawiera wpisy historyczne o poprzednich adresach lub zmianach zarządu, również je oddajemy, ponieważ druga strona chce widzieć pełną ciągłość wpisu, a nie tylko stan bieżący.

Holenderskie banki, notariusze, zamawiający w przetargach i inne instytucje często wymagają przy polskim wyciągu z KRS lub holenderskim wyciągu z KvK tłumaczenia przysięgłego, aby treść mogła być formalnie wykorzystana i zweryfikowana. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy trzeba wykazać istnienie spółki oraz to, kto może ją skutecznie reprezentować. Nasi tłumacze przysięgli przenoszą więc dokładnie numery rejestrowe, nazwiska i zakres umocowania.

Tego dokumentu używa się przy otwieraniu rachunku firmowego, udziale w przetargu, weryfikacji przez partnera biznesowego oraz przy przygotowaniu umów lub dokumentów notarialnych. Przy wyciągach z KvK i KRS strona przyjmująca zwraca szczególną uwagę na aktualność wpisu, formę prawną, skład zarządu i zasady reprezentacji. Jeżeli oprócz wyciągu wymagany jest także statut albo uchwała o powołaniu zarządu, najlepiej zlecić tłumaczenie całego kompletu.

Należy przesłać kompletny i czytelny skan albo plik PDF, ze wszystkimi stronami, działami, wpisami historycznymi i ewentualnymi załącznikami. Przy tego typu wyciągach oceniane są również pieczęcie, daty, numery rejestrowe i oznaczenie źródła, dlatego muszą być widoczne. Tłumaczenie przysięgłe sporządzone w Niderlandach otrzymuje wymaganą formę poświadczenia tłumacza przysięgłego, z podpisem i pieczęcią zgodnie z przyjętą praktyką.