Przysięgłe tłumaczenie aktu zgonu polsko-niderlandzkie

Akt zgonu jest najczęściej potrzebny w sprawie spadkowej: notariusz wykorzystuje go do ustalenia spadkobierców i podziału majątku. O dokument proszą także banki, fundusze emerytalne i ubezpieczyciele, zanim zamkną rachunki lub wstrzymają albo przeniosą świadczenia. Przy spadku transgranicznym — nieruchomość w Polsce i konto bankowe w Holandii — akt może być potrzebny po obu stronach. Również wstrzymanie polskiej emerytury w ZUS wymaga nierzadko przetłumaczonego aktu zgonu. Ponadto gminy używają dokumentu do wykreślenia osoby z ewidencji ludności. Przetłumaczony akt zgonu bywa też wymagany przez holenderską instytucję emerytalną przy zamykaniu sprawy świadczeniobiorcy.

Tłumaczę zarówno odpis skrócony, jak i odpis zupełny — z datą i miejscem zgonu oraz ewentualną apostille. Uwzględniam również starsze akty wypełniane ręcznie, w tym akty sprzed cyfryzacji polskiego systemu USC. Jeśli oryginalna księga została zniszczona, tłumaczę również odpis odtworzony na podstawie wpisu odtworzeniowego. Każda forma aktu jest przekładana z zachowaniem pełnej struktury dokumentu, w tym numeracji rubryk i marginalnych adnotacji.

Uwaga na częstą przeszkodę: przy spadku notariusz zwykle wymaga odpisu zupełnego, bo odpis skrócony zawiera wtedy za mało danych. Typowa odmowa brzmi: „Z dokumentu nie wynika pełna sytuacja rodzinna.” Dlatego wcześniej zapytaj, jakiego odpisu potrzebuje notariusz. Lepiej od razu zamówić odpis zupełny, niż ryzykować opóźnienie przez konieczność zamawiania nowego dokumentu. Dzięki temu unikasz drugiej rundy tłumaczeniowej i niepotrzebnych kosztów. Warto też od razu zapytać notariusza, czy potrzebuje apostille.

Na odpisie widnieją numer w rejestrze, dane osobowe i adresowe zmarłego, data, miejsce i ewentualna przyczyna zgonu oraz dane zgłaszającego (zgłaszający). W odpisie zupełnym mogą być ponadto późniejsze wzmianki dodatkowe, na przykład sądowa korekta nazwiska. Każda taka adnotacja jest uwzględniana w tłumaczeniu, dzięki czemu notariusz otrzymuje pełny obraz prawny. Dokładne przeniesienie wszystkich pól minimalizuje ryzyko zwrócenia dokumentu przez notariusza lub urząd.

Zdarza się, że notariusz odsyła akt z powodu błędu literowego w nazwisku. To zwykle nie błąd tłumaczenia, lecz niezgodność w samym dokumencie źródłowym; sprawdź nazwiska i daty na akcie, zanim zlecisz tłumaczenie, aby ewentualne poprawki zdążyć załatwić w polskim USC. Procedura korekty przebiega przez wniosek pisemny lub ePUAP i trwa zwykle od kilku dni do dwóch tygodni. Dlatego lepiej zweryfikować dane przed zleceniem tłumaczenia niż potem czekać na sprostowanie.

Do użytku u holenderskiego notariusza apostille zasadniczo nie jest wymagana, o ile Polska i Holandia uznają Konwencję Apostille, ale wiele kancelarii notarialnych na wszelki wypadek o nią prosi. Apostille wystawia polskie MSZ, a ja tłumaczę ją w ramach pakietu. Można ją uzyskać pocztą lub osobiście; czas realizacji to kilka dni roboczych. Zapytaj wcześniej w kancelarii notarialnej, czy wymagają apostille, aby nie dostarczać dokumentów dwukrotnie i nie wydłużać całej procedury spadkowej.

Skanuj akt najlepiej dwustronnie i w kolorze, szczególnie w przypadku starszych egzemplarzy: pieczęcie i podpisy na odwrocie często są pomijane podczas skanowania, co generuje dodatkowe pytania. Kolorowy PDF o rozdzielczości 300 dpi to najbardziej niezawodny format. Ustaw skaner na tryb dwustronny, aby nic nie umknęło. Skorzystaj z aplikacji skanującej, która koryguje perspektywę i automatycznie przycina strony.

Potrzebujesz oprócz aktu zgonu także poświadczenia dziedziczenia lub aktu poświadczenia prawa do spadku? Dostarcz wszystko naraz — dzięki temu nazwiska i numery rejestrowe pozostaną spójne i unikniesz drugiej rundy tłumaczeniowej w tej samej sprawie spadkowej. Jedno zlecenie to jedno rozliczenie i szybszy termin realizacji całego pakietu spadkowego, co jest szczególnie ważne gdy sprawy spadkowe mają określone terminy sądowe.