Przysięgłe tłumaczenie: faktury i umowy B2B

Klient chce zrozumieć fakturę, zanim zapłaci, księgowy potrzebuje opisu do księgowości, a przy kontroli urząd skarbowy prosi o czytelną podstawę faktur zakupu lub sprzedaży. W sporze umowa bywa dowodem przed sądem.

Na fakturze znajdują się numer, data, dane VAT, opis usługi i kwota; w umowie, świadczenie, termin płatności i odpowiedzialność. Te kwoty i terminy muszą zgadzać się dokładnie, bo określają, co jest należne.

Stawki VAT i terminy księgowe różnią się między Polską a Holandią. W tłumaczeniu zachowujemy oryginalne kwoty i tłumaczymy opis, aby księgowy mógł poprawnie zaksięgować pozycję.

Na fakturze sprawdzamy, czy widoczne są numer faktury, data wystawienia i sprzedaży, numery NIP i VAT sprzedawcy i nabywcy, stawka VAT oraz kwota brutto; przy umowie chodzi o strony, okres obowiązywania i podpisy. Polskie pojęcia jak faktura VAT, sprzedawca i nabywca oddajemy niderlandzkimi odpowiednikami, a liczby pozostawiamy bez zmian.

Częstym błędem jest ucięty skan, na którym brakuje numeru faktury lub strony z podpisem umowy; przy kontroli skarbowej lub sprawie sądowej taki niekompletny dokument nie zostanie przyjęty. Prześlij więc każdą stronę i wszystkie załączniki, aby tłumaczenie dokładnie odpowiadało oryginałowi.

Przy fakturach transgranicznych często pojawia się odwrotne obciążenie (reverse charge): na polskiej fakturze widnieje wtedy adnotacja odwrotne obciążenie lub odwołanie do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Tłumaczymy tę adnotację poprawnie, nie wydając przy tym oceny podatkowej, to pozostaje w gestii Twojego księgowego. Rozpoznajemy również fakturę korygującą i wyraźnie ją oznaczamy, aby korekta nie została przypadkiem odczytana jako zwykła faktura sprzedaży. Jeśli w komplecie znajdują się dokumenty transportowe (CMR) albo protokół odbioru, możemy je przetłumaczyć w tym samym zleceniu, tak aby cały łańcuch dokumentów, zamówienie, faktura, dowód dostawy, mówił jednym, spójnym językiem. Taka spójność jest szczególnie ważna, gdy dokumentacja trafia do kontroli skarbowej lub staje się dowodem w sporze o płatność. Gdy faktury i umowy tworzą jeden komplet, tłumaczymy je razem i pilnujemy, aby numery, daty i kwoty odsyłały do siebie tak samo jak w oryginale, co ułatwia księgowemu i urzędnikowi dopasowanie dokumentów bez dodatkowych pytań, zwłaszcza gdy rozliczenie obejmuje kilka okresów lub kilka walut.

W przypadku faktur B2B, faktur korygujących i umów do użytku wewnętrznego często wystarcza zwykłe tłumaczenie, ale przy kontroli podatkowej, postępowaniu sądowym lub kontakcie z urzędem często wymaga się tłumaczenia przysięgłego. Przy tym rodzaju dokumentów ma to szczególne znaczenie, ponieważ kwoty, terminy płatności, adnotacje VAT i zobowiązania umowne muszą być zgodne z oryginałem co do treści. Tłumaczenie przysięgłe pokazuje odbiorcy, że przekład jest pełny i wierny.

Takie dokumenty wykorzystuje się w sprawach prowadzonych przed holenderskim urzędem skarbowym, podczas kontroli księgowych, w sporach cywilnych o zapłatę lub wykonanie umowy oraz jako uzasadnienie transakcji transgranicznych między podmiotami z Polski i Holandii. Jeżeli faktury są powiązane z OWU, dokumentami transportowymi lub samą umową, urząd lub sąd często oczekuje spójnego i kompletnego zestawu. Nasi tłumacze przysięgli dbają o jednolite oddanie pojęć takich jak reverse charge, faktura korygująca i postanowienia umowne, bez zmieniania liczb ani treści podatkowej.

Urzędy zwracają dużą uwagę na jakość i kompletność materiału źródłowego. Dlatego należy przesłać każdą stronę, wszystkie załączniki, stronę z podpisami oraz pełny skan, na którym wyraźnie widać numery faktur, daty, numery NIP i VAT, kwoty oraz ewentualne pieczęcie. Tłumaczenie przysięgłe w Niderlandach sporządza tłumacz wpisany do rejestru tłumaczy przysięgłych, z poświadczeniem, podpisem i pieczęcią zgodnie z holenderską praktyką, a sam przekład jest trwale powiązany z dostarczonym dokumentem.