Przysięgłe tłumaczenie: faktury i umowy B2B

Klient chce zrozumieć fakturę, zanim zapłaci, księgowy potrzebuje opisu do księgowości, a przy kontroli urząd skarbowy prosi o czytelną podstawę faktur zakupu lub sprzedaży. W sporze umowa bywa dowodem przed sądem.

Na fakturze znajdują się numer, data, dane VAT, opis usługi i kwota; w umowie – świadczenie, termin płatności i odpowiedzialność. Te kwoty i terminy muszą zgadzać się dokładnie, bo określają, co jest należne.

Stawki VAT i terminy księgowe różnią się między Polską a Holandią. W tłumaczeniu zachowujemy oryginalne kwoty i tłumaczymy opis, aby księgowy mógł poprawnie zaksięgować pozycję.

Na fakturze sprawdzamy, czy widoczne są numer faktury, data wystawienia i sprzedaży, numery NIP i VAT sprzedawcy i nabywcy, stawka VAT oraz kwota brutto; przy umowie chodzi o strony, okres obowiązywania i podpisy. Polskie pojęcia jak faktura VAT, sprzedawca i nabywca oddajemy niderlandzkimi odpowiednikami, a liczby pozostawiamy bez zmian.

Częstym błędem jest ucięty skan, na którym brakuje numeru faktury lub strony z podpisem umowy; przy kontroli skarbowej lub sprawie sądowej taki niekompletny dokument nie zostanie przyjęty. Prześlij więc każdą stronę i wszystkie załączniki, aby tłumaczenie dokładnie odpowiadało oryginałowi.

Przy fakturach transgranicznych często pojawia się odwrotne obciążenie (reverse charge): na polskiej fakturze widnieje wtedy adnotacja odwrotne obciążenie lub odwołanie do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Tłumaczymy tę adnotację poprawnie, nie wydając przy tym oceny podatkowej – to pozostaje w gestii Twojego księgowego. Rozpoznajemy również fakturę korygującą i wyraźnie ją oznaczamy, aby korekta nie została przypadkiem odczytana jako zwykła faktura sprzedaży. Jeśli w komplecie znajdują się dokumenty transportowe (CMR) albo protokół odbioru, możemy je przetłumaczyć w tym samym zleceniu, tak aby cały łańcuch dokumentów – zamówienie, faktura, dowód dostawy – mówił jednym, spójnym językiem. Taka spójność jest szczególnie ważna, gdy dokumentacja trafia do kontroli skarbowej lub staje się dowodem w sporze o płatność. Gdy faktury i umowy tworzą jeden komplet, tłumaczymy je razem i pilnujemy, aby numery, daty i kwoty odsyłały do siebie tak samo jak w oryginale, co ułatwia księgowemu i urzędnikowi dopasowanie dokumentów bez dodatkowych pytań, zwłaszcza gdy rozliczenie obejmuje kilka okresów lub kilka walut.