Przysięgłe tłumaczenie: zwolnienie lekarskie (L4)

Sytuacja dotyczy głównie pracy transgranicznej: jesteś zatrudniony w Holandii, ale polski lekarz wystawia zwolnienie podczas pobytu w Polsce. Pracodawca, służba BHP (arbodienst) lub UWV chce wtedy sprawdzić, że zwolnienie jest prawidłowe i jaki okres obejmuje. Problem ten dotyczy również pracowników tymczasowych i osób samozatrudnionych z holenderskim kontraktem. Bez przetłumaczonego zwolnienia pracodawca może zakwestionować zasadność nieobecności, co w skrajnym przypadku grozi utratą wynagrodzenia za okres choroby.

Na formularzu L4 znajdują się twoje dane, okres niezdolności, kod ICD, a czasem zalecane leczenie lub ograniczenia ruchowe. W tłumaczeniu decydujące pozostają daty i dokładny okres, bo na tej podstawie pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe. Od 2016 roku zwolnienia L4 w Polsce są wystawiane cyfrowo w systemie e-ZLA; tłumaczone są zarówno wydruk cyfrowy, jak i starszy formularz papierowy. W przypadku wydruku z PUE ZUS układ pól może się różnić od tradycyjnego formularza, ale wszystkie niezbędne dane są obecne i zostają przetłumaczone.

Pamiętaj, że dane medyczne są wrażliwe: twoja dokumentacja jest traktowana poufnie i nie jest udostępniana osobom trzecim poza procesem tłumaczenia. Prześlij najlepiej cały, czytelny formularz, aby kody i pieczątki nie zostały ucięte i tłumaczenie zostało przyjęte bez pytań. Jako tłumacz przysięgły jestem zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej, co gwarantuje bezpieczeństwo Twoich danych osobowych i medycznych.

Na formularzu znajdziesz takie pojęcia jak okres niezdolności do pracy (periode van arbeidsongeschiktheid), kod choroby (ziektecode, ICD-10), dane ubezpieczonego (gegevens van de verzekerde) i dane płatnika składek (gegevens van de premiebetaler). W tłumaczeniu te rubryki są przenoszone dokładnie, tak aby pracodawca lub UWV mógł natychmiast przetworzyć formularz. Holenderskie odpowiedniki są podane w nawiasach, co ułatwia porównanie obu wersji językowych i pozwala pracodawcy szybko zidentyfikować kluczowe informacje.

Częsta uwaga służby BHP (arbodienst) brzmi: „Okres choroby na zaświadczeniu nie zgadza się z datą zgłoszenia choroby u pracodawcy.” Dzieje się tak, gdy L4 zostaje wystawione z opóźnieniem. Zawsze najpierw zgłoś chorobę pracodawcy, a dopiero potem wystąp o L4 u polskiego lekarza. Terminowe zgłoszenie choroby chroni Cię przed zarzutem nieuzasadnionej nieobecności i zabezpiecza prawo do wynagrodzenia chorobowego.

Do użytku u holenderskiego pracodawcy nie jest wymagana apostille ani legalizacja, to dokument medyczny, nie akt stanu cywilnego. Oświadczenie tłumacza przysięgłego dołączone do tłumaczenia wystarczy, by potwierdzić ważność dokumentu. Gdy formularz musisz złożyć również w ZUS w Polsce, to samo tłumaczenie jest wystarczające. Upewnij się, że skan obejmuje wszystkie strony formularza, w tym ewentualne załączniki z zaleceniami lekarskimi.

Zeskanuj formularz w całości, łącznie z pieczęcią lekarza (pieczęć lekarza) oraz cyfrowym identyfikatorem lub kodem kreskowym w przypadku e-ZLA. Skan bez pieczęci lub identyfikatora bywa regularnie odsyłany przez służbę BHP. Kolorowy PDF w formacie A4 o rozdzielczości 300 dpi jest najbardziej niezawodny. Skorzystaj z aplikacji skanującej, która automatycznie koryguje perspektywę i kadrowanie.

Potrzebujesz oprócz zwolnienia także raportu lekarza medycyny pracy lub formularza do ZUS? Dostarcz wszystko naraz, dzięki temu terminologia medyczna i oś czasu w całym dossier będą spójne i zaoszczędzisz dodatkową rundę tłumaczeniową. Jedno zlecenie oznacza również jedną fakturę i krótszy czas realizacji całego pakietu chorobowego. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której poszczególne dokumenty zawierają rozbieżne tłumaczenia tych samych terminów medycznych, co mogłoby budzić wątpliwości pracodawcy lub urzędu.

Polskie L4 lub e-ZLA jest w Holandii często używane jako dowód choroby wobec pracodawcy, arbodienst lub UWV. Instytucje te muszą móc sprawdzić, kto został zgłoszony jako chory, na jaki okres i na podstawie jakiego dokumentu medycznego. Dlatego w praktyce często wymagają tłumaczenia przysięgłego, aby treść mogła zostać oceniona formalnie i bez wątpliwości.

W przypadku tego typu dokumentu szczególne znaczenie mają dokładna data początkowa i końcowa, dane osobowe, dane płatnika składek oraz ewentualne kody. Tłumaczenie musi oddawać te elementy w całości i dosłownie, tak aby zwolnienie mogło zostać administracyjnie przetworzone i porównane z datą zgłoszenia choroby u pracodawcy w Holandii. Także wtedy, gdy dokument ma być użyty również w Polsce, na przykład wobec ZUS, ważne jest kompletne i spójne tłumaczenie tych samych danych.

Urzędy i pracodawcy zwracają przy L4 lub e-ZLA dużą uwagę na jakość i kompletność przesłanego skanu. Dlatego należy dostarczyć wszystkie strony i załączniki, łącznie z pieczęcią lekarza, kodem kreskowym lub identyfikatorem cyfrowym, aby nasi tłumacze przysięgli mogli prawidłowo ująć wszystko w formule poświadczającej. Co do zasady tłumaczenie przysięgłe wykonuje się na podstawie czytelnego skanu lub kopii, a następnie opatruje wymaganym poświadczeniem, datą, podpisem i pieczęcią tłumacza przysięgłego.