Tłumaczenie przysięgłe a zwykłe i AI: czego gmina, sąd, lekarz i UWV nie przyjmą

Ja jako tłumacz przysięgły słyszę to zdanie co tydzień: „Przecież ChatGPT ładnie przetłumaczył, a koleżanka z pracy sprawdziła”. Potem przychodzi mail z gminy, wezwanie z sądu albo telefon z UWV: dokument niekompletny, tłumaczenie nieuznane, sprawa stoi. Nie dlatego, że urzędnik „nie lubi Polaków”. Dlatego, że w Holandii tłumaczenie urzędowe to nie kwestia ładnego języka. To kwestia odpowiedzialności.

Tłumaczenie przysięgłe (beëdigde vertaling) robi tłumacz wpisany do Rejestru tłumaczy i tłumaczy ustnych przysięgłych (Register beëdigde tolken en vertalers, Rbtv) w danym kierunku językowym. Zwykłe tłumaczenie robi ktoś, kto zna język. Tłumaczenie AI robi model, który nie składa przysięgi, nie ma numeru Wbtv i nie poniesie konsekwencji, gdy pomyli datę rozwodu z datą ślubu.

Poniżej rozkładam to na konkrety: czym te trzy rzeczy się różnią i czego naprawdę nie przyjmą gmina, sąd, lekarz i UWV.

Trzy rodzaje tłumaczenia. Tylko jedno jest urzędowe

Zanim pójdziemy do konkretnych urzędów, trzy definicje. Bez nich łatwo wydać pieniądze dwa razy.

1. Tłumaczenie przysięgłe (beëdigde vertaling)
Według Biura Wbtv (Bureau Wbtv) to tłumaczenie wykonane przez tłumacza, który w kierunku tej tłumaczenia jest wpisany do Rbtv. Tłumacz złożył przysięgę albo ślubowanie przed sądem. Bierze osobistą odpowiedzialność za to, że tekst jest wierny i kompletny. W praktyce do tłumaczenia dołącza się źródło (albo jego kopię), stawia pieczęć, podpis i tzw. formułę końcową (slotformule): oświadczenie, że tłumaczenie zgadza się z oryginałem. Numer Wbtv da się sprawdzić w rejestrze.

2. Zwykłe tłumaczenie (gewone vertaling)
Może je zrobić biuro, student filologii, koleżanka z hali albo ja jako tłumacz bez pieczęci przysięgłej na tym konkretnym dokumencie. Jakość bywa dobra. Statusu urzędowego nie ma. Urząd nie ma jak sprawdzić, kto odpowiada za błąd.

3. Tłumaczenie AI
To narzędzie do zrozumienia tekstu, nie do złożenia go w urzędzie. Model zgaduje najbardziej prawdopodobne słowa. Nie widzi pieczęci USC, nie rozróżnia odpisu skróconego od zupełnego, potrafi „domyślić się” rozpoznania lekarskiego, którego w oryginale nie było. Nie ma przysięgi, pieczęci ani odpowiedzialności cywilnej.

Ważna rzecz z ustawy: w Holandii nie ma jednej listy „te dokumenty zawsze muszą być przysięgłe”. Wbtv mówi, kim jest tłumacz przysięgły. To urząd albo sędzia mówi, czy w Twojej sprawie zwykły tekst wystarczy. Dlatego poniżej nie zgaduję za Twoją gminę. Pokazuję, co urzędy zwykle piszą wprost i co odrzucają w praktyce.

Gmina: akt, ślub, dziecko, zameldowanie

Gmina (gemeente) pracuje na dokumentach stanu cywilnego i na rejestrze osób (Basisregistratie Personen, BRP). Tu pomyłka w dacie, nazwisku panieńskim albo miejscu urodzenia wchodzi do systemu na lata.

Oficjalna linia rządu na stronie NederlandWereldwijd jest jasna przy zamianie zagranicznego aktu na akt holenderski: akt musi być po niderlandzku, angielsku, francusku albo niemiecku. Jeśli nie jest, potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe.

To samo spotkasz przy:

• akcie urodzenia (geboorteakte) z Polski, gdy masz tylko polski odpis, bez wersji wielojęzycznej,
• akcie małżeństwa albo rozwodu,
• uznaniu dziecka,
• wpisie zagranicznego aktu do holenderskiego rejestru,
• dokumentach do świadectwa zdolności małżeńskiej.

Wielojęzyczny odpis skrócony z polskiego USC czasem zamyka sprawę bez tłumacza. Czasem gmina i tak prosi o tłumaczenie przysięgłe, bo odpis jest nieczytelny, stary albo nie obejmuje wszystkich rubryk, których urząd potrzebuje. Nie kłóć się z okienkiem na podstawie artykułu z internetu. Zapytaj w swojej gminie, zanim zapłacisz dwa razy.

Czego gmina nie przyjmie:

• wydruku z translatora Google wpiętego zszywką do polskiego aktu,
• „tłumaczenia” zrobionego przez sąsiada, nawet jeśli sąsiad mówi płynnie po niderlandzku,
• skanu AI, w którym model pominął adnotacje na marginesie albo odwrotną stronę aktu,
• własnego tłumaczenia, które potem chcesz tylko „przypieczętować” u tłumacza przysięgłego. Tłumacz przysięgły może poświadczyć własne tłumaczenie albo tekst, który sam sprawdził słowo po słowie. Nie jest automatyczną pieczątką na cudzą pracę.

Przykład z życia. Klient przyszedł z aktem małżeństwa. AI ładnie przetłumaczyło „akt małżeństwa”, ale pominęło adnotację o wcześniejszym rozwodzie na dole strony. Gmina nie wpisała związku, bo według ich dokumentów stan cywilny się nie zgadzał. Tłumaczenie przysięgłe musi oddać także to, co jest na pieczęciach, w przypisach i na odwrocie.

Sąd: sędzia może wymagać przysięgłego. AI odpada od razu

W sądzie obowiązuje inna logika niż w gminie. Hoge Raad (Sąd Najwyższy) wyjaśnił zasady tak:

• dokumenty po angielsku, niemiecku i francusku co do zasady nie wymagają tłumaczenia, jeśli sędzia i druga strona rozumieją treść,
• sędzia i tak może zażądać tłumaczenia, gdy uzna to za potrzebne,
• przy innych językach tłumaczenie jest co do zasady konieczne,
• sędzia może wskazać, że tłumaczenie ma sporządzić tłumacz przysięgły.

Polski w tej liście języków „bez tłumaczenia” nie występuje. Akt po polsku, wyrok z Polski, umowa, opinia biegłego, korespondencja, raport policyjny: licz się z tym, że sąd poprosi o niderlandzką wersję. A gdy w grę wchodzą alimenty, władza rodzicielska, rozwód, dług albo kara, sędzia rzadko zadowala się tekstem „z internetu”.

Czego sąd nie przyjmie jako pewnego dowodu:

• zrzutu z czatu AI wpiętego do akt,
• tłumaczenia bez wskazania, kto je zrobił,
• tekstu, w którym brakuje numerów paragrafów, dat i oznaczeń z oryginału,
• „streszczenia” zamiast wiernego tłumaczenia. W sądzie streszczenie to już interpretacja, nie dowód.

W sprawach karnych i cudzoziemskich dochodzi jeszcze obowiązek korzystania z tłumacza ustnego z Rbtv. To osobny temat. Tu chodzi o papier. Papier do akt musi dać się sprawdzić.

Lekarz rodzinny i lekarz medycyny pracy: tu AI jest wręcz niebezpieczne

Lekarz rodzinny (huisarts) i lekarz medycyny pracy (bedrijfsarts) nie są urzędem stanu cywilnego. Nie mają jednej ogólnokrajowej instrukcji „tylko tłumaczenie przysięgłe”. Mają coś innego: odpowiedzialność za Twoje leczenie, zwolnienie i powrót do pracy.

Co z tego wynika w praktyce.

Lekarz rodzinny musi zrozumieć wypis ze szpitala, list od specjalisty, wynik z Polski, zaświadczenie o ciąży, dokumentację psychiatryczną. Jeśli nie rozumie polskiego, nie będzie zgadywał z translatora, czy „guz” to łagodny, czy złośliwy. Albo poprosi o tłumaczenie, albo odłoży sprawę.

Lekarz medycyny pracy ocenia, czy możesz wrócić do pracy, na jakich warunkach i co wpisać do dokumentacji reintegracji. Zagraniczne zaświadczenie od polskiego lekarza może wziąć pod uwagę, ale waży je jak każdą inną informację od leczącego. Jeśli tekst jest niejasny, niekompletny albo wygląda na automat, traci wartość. Stowarzyszenie lekarzy medycyny pracy (NVAB) potwierdza, że oświadczenie lekarza z kraju zamieszkania w Unii ma znaczenie, ale i tak podlega ocenie.

Dodatkowy problem medyczny: lekarz leczący w Holandii zwykle nie wystawia „zaświadczenia na zamówienie” o zdolności do pracy, podróży albo mieszkania. To stanowisko Królewskiego Holenderskiego Towarzystwa Lekarskiego (KNMG). Nie licz więc, że huisarts przetłumaczy Ci polską kartę i dopisze własną pieczątkę „nadaje się do pracy”.

Czego lekarz nie powinien brać za pewnik:

• AI-tłumaczenia rozpoznania. Modele mylą nazwy chorób, dawki, strony ciała, daty operacji.
• tekstu, w którym zniknęły skróty laboratoryjne albo jednostki.
• „mniej więcej o to chodziło” od kolegi z pracy.

Kiedy warto iść w tłumaczenie przysięgłe mimo braku twardego przepisu? Gdy dokument idzie dalej: do UWV, ubezpieczyciela, sądu, adwokata, gminy przy wniosku o wsparcie, albo gdy od treści zależy decyzja o chorobie zawodowej czy WIA. Wtedy zwykły tekst zaoszczędzi 40 euro i kosztuje Cię miesiące.

UWV: zasiłek, WIA, choroba, historia pracy

UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) to urząd od ubezpieczeń pracowniczych: zasiłek dla bezrobotnych (WW), choroba (Ziektewet), niezdolność do pracy (WIA) i reintegracja.

Tu są dwie sytuacje, które ludzie mylą.

Sytuacja A. Ty składasz do UWV polskie albo inne zagraniczne papiery.
Świadectwa pracy, decyzje ZUS, zwolnienia, wyroki o alimentach, akty, zaświadczenia o dochodzie, dyplomy do wyceny wykształcenia. Przy wycenie dyplomu (diplomawaardering) rząd mówi wprost: jeśli dyplom nie jest po niderlandzku, angielsku, niemiecku albo francusku, tłumaczy go tłumacz przysięgły. Tłumacza szukasz w Rbtv.

To samo bywa przy dokumentach, które mają potwierdzić okresy pracy w Polsce, prawo do świadczeń albo sytuację rodzinną. UWV musi móc oprzeć decyzję na tekście, którego pochodzenie da się sprawdzić.

Sytuacja B. Masz decyzję UWV i chcesz jej użyć poza Holandią.
Decyzja o WW, WIA albo chorobie to dokument o skutkach prawnych. Zagraniczny urząd, sąd, adwokat albo ubezpieczyciel zwykle chce tłumaczenia przysięgłego, nie zrzutu z translatora.

Jest niuans, którego nie wolno przekręcić. Przy dokumentach reintegracji (tzw. dokumentach poortwachter) UWV w pewnych przypadkach samo odpowiada za tłumaczenie, jeśli tekst jest w języku urzędowym państwa rynku wewnętrznego Unii. To nie znaczy, że możesz wysłać UWV polski akt urodzenia przetłumaczony przez AI. To znaczy, że obowiązek językowy nie zawsze spada na pracownika w ten sam sposób. Zasada zostaje ta sama: zanim wyślesz, zapytaj opiekuna sprawy, czego oczekują.

Czego UWV nie przyjmie jako pewnego dowodu:

• zrzutu czatu z adnotacją „przetłumaczone przez AI”,
• tłumaczenia, w którym model zmienił kwoty, okresy zatrudnienia albo datę rozwiązania umowy,
• skanu, na którym nie widać pieczęci i podpisu oryginału,
• własnego „tłumaczenia” paska wynagrodzenia (loonstrook), w którym składki i netto są pozamieniane.

Pasek wynagrodzenia, umowa, decyzja o wypowiedzeniu i historia ubezpieczenia to nie literatura. Jedna zła kolumna i wychodzi inny wymiar zasiłku.

Prosta tabela: co zwykle przechodzi, a co wraca z adnotacją

Jeśli nie wiesz, w której jesteś kolumnie, zadaj urzędowi jedno zdanie: „Czy wymagacie tłumaczenia przysięgłego od tłumacza z Rbtv?”. Odpowiedź „tak, przysięgłe” zamyka dyskusję.

Jak rozpoznać tłumaczenie, którego urząd nie wyrzuci

Tłumaczenie przysięgłe w holenderskiej praktyce zwykle ma:

• dane tłumacza i numer Wbtv,
• wskazanie kierunku językowego,
• układ zbliżony do oryginału, w tym pieczęcie, podpisy, adnotacje i braki („nieczytelne”, „odręcznie”),
• formułę końcową o wierności tłumaczenia,
• podpis i pieczęć,
• połączenie z kopią źródła (często zszywka, oczko metalowe, parafka na łączeniu).

Rejestr sprawdzisz na stronie Biura Wbtv. Jeśli numeru nie ma w Rbtv, to nie jest holenderskie tłumaczenie przysięgłe. Koniec tematu.

Tłumaczenie AI poznasz po czymś innym: gładki język, zero opisu pieczęci, „poprawione” nazwiska, daty w amerykańskim układzie, diagnozy, których nie było, i pewność, której nie uzasadnia skan.

Cztery błędy, które powtarzają się u Polaków w Holandii

Błąd 1. „Skoro rozumiem niderlandzki, sam przetłumaczę.”
Rozumieć pismo z gminy to jedno. Brać odpowiedzialność za akt, od którego zależy BSN dziecka, to drugie. Urząd nie ocenia Twojego poziomu językowego. Ocenia, czy dokument da się zweryfikować.

Błąd 2. „Tłumacz przysięgły z Polski wystarczy zawsze.”
Polski tłumacz przysięgły jest tłumaczem przysięgłym w Polsce. IND pisze wprost: jeśli tłumaczysz w Holandii, tłumacz musi być zaprzysiężony przez holenderski sąd. Za granicą bywa inaczej, ale wtedy często dochodzi legalizacja. Nie mieszaj tych ścieżek.

Błąd 3. „AI plus korekta kolegi to prawie to samo.”
Kolega nie wchodzi do Rbtv. AI nie składa przysięgi. Suma dwóch rzeczy bez statusu nie tworzy statusu.

Błąd 4. „Poproszę tylko o pieczątkę na gotowym tekście.”
Tłumacz przysięgły nie jest notariuszem od cudzych plików. Albo sam tłumaczy i sprawdza, albo nie poświadcza.

Co zrobić, krok po kroku

1. Zapytaj odbiorcę: gminę, sąd, kancelarię, huisarts, arbodienst, UWV. Jedno zdanie o beëdigde vertaling.
2. Sprawdź język oryginału. NL, EN, FR, DE często przechodzą bez tłumaczenia. Polski zwykle nie.
3. Zbierz czytelny skan wszystkich stron, łącznie z odwrotem i pieczęciami. Nie wysyłaj oryginału, którego masz jeden egzemplarz, jeśli nikt o to nie prosi.
4. Nie poprawiaj skanu w programie graficznym. Tłumacz musi widzieć, co jest na papierze, także błędy i skreślenia.
5. Zamów tłumaczenie u tłumacza z Rbtv w właściwym kierunku. Ja jako tłumacz przysięgły przy tłumaczeniach dokumentów pracuję z tłumaczami z tego rejestru.
6. Sprawdź na gotowym dokumencie: imiona, daty, numery akt, nazwiska rodowe. Błąd w dacie urodzenia przechodzi dalej jak wirus.
7. Zostaw sobie kopię. Urzędy gubią załączniki częściej, niż Ci się wydaje.

Kiedy zwykłe tłumaczenie i AI mają sens

Nie demonizuję narzędzi. Ja sam używam ich do zrozumienia długiego pisma, przygotowania spotkania i sprawdzenia, o co chodzi w mailu z UWV. To brudnopis.

Zwykłe tłumaczenie wystarczy, gdy:

• chcesz zrozumieć umowę, zanim ją podpiszesz, i nie składasz jej do sądu,
• przygotowujesz się do wizyty u huisarts i chcesz mieć w głowie listę objawów,
• tłumaczysz ogłoszenie, stronę internetową, wewnętrzny regulamin firmy,
• pracodawca prosi o „zrozumiałą wersję”, a nie o dokument do akt.

AI wystarczy jeszcze rzadziej: do orientacji. Nigdy do aktu, wyroku, decyzji UWV, dyplomu i dokumentacji, od której zależy zasiłek albo władza rodzicielska.

Źródła, na których to opieram

• Biuro Wbtv: definicja tłumaczenia przysięgłego jako tłumaczenia wykonanego przez osobę wpisaną do Rbtv w danym kierunku.
• Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv): kto może występować jako tłumacz przysięgły w Holandii.
• IND: dokumenty niepo niderlandzku, angielsku, francusku i niemiecku trzeba przetłumaczyć; w Holandii tłumacz zaprzysiężony przez sąd.
• NederlandWereldwijd: zagraniczny akt poza tymi czterema językami wymaga tłumaczenia przysięgłego.
• Hoge Raad: zasady tłumaczenia dowodów w postępowaniu sądowym.
• Wycena dyplomu (IDW / NederlandWereldwijd): dyplom poza NL/EN/DE/FR tłumaczy tłumacz przysięgły.
• NVAB: ocena zagranicznych zaświadczeń lekarskich w relacji pracownik–bedrijfsarts–UWV.

Wymagania konkretnego loket potrafią być ostrzejsze niż minimum z tych stron. Zawsze wygrywa to, co napisze Twój urząd.

Potrzebujesz dokumentu, który gmina, sąd albo UWV weźmie do akt?

Nie wysyłaj AI-tekstu i nie zgaduj. Wgraj skan i napisz, do kogo dokument idzie.

Zamówienie i pytanie: marcinkowalski.nl/contact

Poolse Tolk Direct zajmuje się mostem językowym między Polską a Holandią: tłumaczeniem ustnym (telefon, wideo, na miejscu) oraz tłumaczeniem dokumentów, w tym tłumaczeniami przysięgłymi we współpracy z tłumaczami z Rbtv. Na wizycie u lekarza, w UWV albo w gminie tłumacz ustny pomaga mówić. Do teczki akt potrzebujesz papieru z pieczęcią.

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani decyzji konkretnego urzędu. Wymagania gminy, sądu, lekarza, UWV i IND mogą się różnić. Zawsze potwierdź w instytucji, która przyjmuje Twoje dokumenty.