Akt urodzenia z Polski w Holandii: wielojęzyczny odpis czy tłumaczenie przysięgłe

Potrzebujesz polskiego aktu urodzenia do gminy, notariusza albo wniosku w Holandii. Najpierw sprawdź, jaki dokument masz w ręku. Często wystarczy wielojęzyczny odpis skrócony z urzędu stanu cywilnego. Tłumaczenie przysięgłe zamawiasz dopiero wtedy, gdy urzędnik chce wersję niderlandzką, angielską, francuską albo niemiecką z pieczęcią tłumacza.

Trzy rzeczy, które się mylą

Nie mieszaj tych trzech nazw. To nie jest to samo.

Odpis skrócony albo zupełny po polsku
Zwykły wydruk z urzędu stanu cywilnego. Do holenderskiego urzędu prawie zawsze trzeba go jeszcze wymienić na wersję wielojęzyczną albo przetłumaczyć.

Wielojęzyczny odpis skrócony (meertalig uittreksel)
Osobny, papierowy odpis z urzędu stanu cywilnego na wzorze Konwencji nr 16 MKSC (Wiedeń 1976). Holandia jest stroną tej konwencji. Taki odpis ma tę samą moc co polski odpis skrócony i na terytorium państw konwencji, w tym Holandii, nie wymaga tłumaczenia ani legalizacji.

Wielojęzyczny formularz standardowy Unii Europejskiej (meertalig modelformulier)
To pomoc tłumaczeniowa dołączana do dokumentu. Nie jest samodzielnym aktem. Nie pobierasz go z internetu. Wydaje go organ, który wystawił akt. Podstawa to rozporządzenie (UE) 2016/1191.

Ministerstwo spraw zagranicznych Holandii (Ministerie van Buitenlandse Zaken) na stronie NederlandWereldwijd pisze wprost: wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego nie trzeba tłumaczyć ani legalizować do użycia w Holandii. Jeśli dokument jest po polsku, najpierw poproś o wielojęzyczny odpis albo o wielojęzyczny formularz standardowy. Dopiero gdy tego nie ma, idź po tłumaczenie.

Kiedy wystarczy odpis wielojęzyczny

Złóż w urzędzie stanu cywilnego wniosek o wielojęzyczny odpis skrócony aktu urodzenia. Tylko papier. Opłata skarbowa jest taka sama jak za zwykły odpis skrócony: 22 zł według gov.pl. Weź oryginał, nie skan. Wielojęzycznego odpisu nie dostaniesz elektronicznie.

To zwykle wystarcza przy:

pierwszej rejestracji w gminie, w rejestrze osób (BRP), jeśli gmina taki odpis przyjmuje
sprawach, w których urząd chce potwierdzenie urodzenia, a nie pełną treść polskiego aktu z adnotacjami

Amsterdam na swojej stronie pisze ogólnie: akt ma być oryginałem i w niderlandzkim, angielskim, francuskim albo niemieckim. Inaczej tłumacz przysięgły (beëdigd vertaler). Nie wymienia tam wprost polskiego odpisu wielojęzycznego. Nie zgaduję za Twoją gminę. Weź odpis wielojęzyczny i zapytaj w okienku, czy to im wystarczy.

Służba Imigracji i Naturalizacji (IND) na stronie o legalizacji i tłumaczeniu dokumentów (aktualizacja 24.02.2025) chce dokumentów w niderlandzkim, angielskim, francuskim albo niemieckim. Inne języki: tłumaczenie. Strona IND jest ogólna i nie rozpisuje Polski punkt po punkcie. Przy teczce IND i tak zapytaj IND albo kancelarię, zanim zapłacisz za tłumaczenie, którego może nie być trzeba.

Przykład z życia. Klient jedzie do gminy z polskim odpisem skróconym z pieczątką USC. Urzędnik odsyła go po wersję wielojęzyczną. Tydzień później ten sam odpis przechodzi bez tłumacza. Koszt: 22 zł i czas na pocztę, nie kilkaset euro za pieczęć.

Kiedy potrzebujesz tłumaczenia przysięgłego

Zamów tłumaczenie przysięgłe (beëdigde vertaling), gdy:

masz tylko polski odpis, bez wersji wielojęzycznej
urząd stanu cywilnego nie wyda wielojęzycznego odpisu (stary akt, adnotacje, których nie ma na skróconym wzorze)
gmina, IND albo notariusz prosi na piśmie o tłumaczenie, mimo odpisu wielojęzycznego (rozporządzenie unijne dopuszcza to w wyjątkowych sytuacjach)
dokument ma iść na Arubę, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sabę albo Sint Eustatius — tam NederlandWereldwijd każe legalizować nawet wielojęzyczny odpis; formularz unijny tam nie działa
potrzebujesz odpisu zupełnego z adnotacjami, których nie ma na skróconym wielojęzycznym druku

Tłumaczenie do Holandii: na niderlandzki, angielski, francuski albo niemiecki, przez tłumacza przysięgłego.

Ścieżka holenderska. Tłumacz wpisany do rejestru tłumaczy i tłumaczy ustnych przysięgłych (Rbtv, Register beëdigde tolken en vertalers), po przysiędze przed sądem. Szukaj na bureauwbtv.nl. Tłumaczenia zrobionego w Holandii nie legalizujesz drugi raz.

Ścieżka polska. Tłumacz przysięgły z listy Ministerstwa Sprawiedliwości, a potem apostille na dokumencie i na tłumaczeniu. Tak podaje NederlandWereldwijd.

My robimy ścieżkę holenderską: tłumacze przysięgli z rejestru holenderskiego. Wgrywasz skan, dostajesz ofertę, oryginał uzgadniamy przy realizacji.

Nie rezerwujemy tłumacza na rozmowę w IND ani w sądzie. Tu chodzi o papier.

Apostille: kiedy tak, kiedy nie

Apostille to uproszczona legalizacja. Stempel potwierdza, że podpis na dokumencie jest właściwy. Nie potwierdza, że treść aktu jest „prawdziwa”. Gmina albo IND i tak może sprawdzić dokument. Źródło: NederlandWereldwijd.

Akt urodzenia jako dokument urzędowy Unii (rozporządzenie 2016/1191): między państwami Unii nie żąda się apostille.
Wielojęzyczny odpis do użycia w europejskiej Holandii: NederlandWereldwijd mówi, że legalizacja nie jest potrzebna.
Dyplom albo świadectwo z Polski: apostille jest wymagane, potem tłumaczenie. To już nie jest akt urodzenia.
Część karaibska Królestwa: apostille tak, nawet na wielojęzycznym odpisie.

Nie wiem, jak długo Twoja gmina uzna „świeżość” odpisu. NederlandWereldwijd pisze, że przy aktach urodzenia i małżeństwa data wydania i legalizacji zwykle nie ma znaczenia. I tak zapytaj urząd, który zbiera teczkę.

Co zrobić, krok po kroku

Zapytaj urząd w Holandii: gminę, IND, notariusza. Dosłownie: czy wystarczy wielojęzyczny odpis skrócony (meertalig uittreksel), czy chcą tłumaczenie przysięgłe (beëdigde vertaling).
Jeśli wystarczy odpis wielojęzyczny: wniosek w urzędzie stanu cywilnego. Osobiście albo listownie. Wielojęzyczny tylko papier.
Jeśli urząd chce tłumaczenie: nie tłumacz skanu „na wszelki wypadek”, zanim nie wiesz, czy dołączyć apostille. W Holandii: najpierw ewentualna apostille w Polsce, gdy w ogóle jest potrzebna, potem tłumacz z holenderskiego rejestru.
Do okienka idziesz z oryginałem. Skan jest do oferty, nie zamiast aktu.

Nie obiecuję, że gmina albo IND przyjmie każdy wariant. Przyjmujący urząd ma ostatnie słowo. Jeśli pracownik mówi coś innego niż strona ministerstwa, poproś o to na piśmie.

Źródła

Zamów tłumaczenie, jeśli urząd o nie prosi

Masz już polski odpis i gmina albo IND chce tłumaczenie przysięgłe aktu urodzenia? Wgraj dokument na stronę tłumaczenia aktu urodzenia albo napisz przez formularz kontaktowy. Poolse Tolk Direct pomaga przy papierze: tłumaczenie przysięgłe dokumentu, nie tłumaczenie ustne na wizycie.

Zastrzeżenie. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani decyzji konkretnego urzędu. Wymagania gminy, IND i notariusza mogą się różnić. Zawsze potwierdź w urzędzie, który przyjmuje Twoje dokumenty.