Akt urodzenia w Holandii: gmina, ślub, tłumaczenie

Polski akt urodzenia to nie ciekawostka z szafy. W Niderlandach to dokument, na którym gmina buduje wasze dane. Bez niego ślub, dziecko i czasem meldunek stoją.

W pracy nad tłumaczeniami przysięgłymi ten papier wraca częściej niż paszport. Ktoś przychodzi z odpisem skróconym sprzed dziesięciu lat. Gmina chce odpis zupełny, z imionami rodziców, i nie czyta polskiego. Ktoś inny przynosi zdjęcie z telefonu. Urzędnik odsyła. To nie złośliwość. Akt urodzenia jest w Niderlandach podstawą danych w rejestrze osób (Basisregistratie Personen, w skrócie BRP).

Poniżej: w jakich sprawach akt jest potrzebny, jaki odpis brać w Polsce i kiedy wystarczy formularz wielojęzyczny, a kiedy tłumaczenie przysięgłe. Osobny kąt (odpis wielojęzyczny kontra przysięgłe) opisaliśmy już w artykule akt urodzenia z Polski w Holandii: odpis wielojęzyczny czy tłumaczenie przysięgłe. Tu nie powtarzamy tamtej ścieżki od A do Z.

Czym jest akt urodzenia po holendersku

W Niderlandach to geboorteakte. Sporządzany jest w gminie, w której dziecko się urodziło. W Polsce akt sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego (USC). Dla holenderskiego okienka liczy się odpis, nie opowieść mamy.

Dwa polskie warianty:

• odpis skrócony: imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia;
• odpis zupełny: także rodzice, ich nazwiska rodowe, czasem adnotacje o uznaniu ojcostwa, adopcji, zmianie imienia.

Gmina przy ślubie i przy wpisie dziecka prawie zawsze woli zupełny. Skrócony bywa za chudy.

Apostille między Polską a Niderlandami przy akcie stanu cywilnego co do zasady odpada. Rozporządzenie UE 2016/1191 mówi, że urząd w innym kraju UE przyjmuje dokument publiczny bez pieczęci apostille. To nie znaczy, że przyjmuje go po polsku bez pomocy. O tym niżej. Więcej o samej apostille: apostille przy tłumaczeniu dokumentów.

Ślub i związek partnerski

Według Rijksoverheid przy zgłoszeniu ślubu albo geregistreerd partnerschap (zarejestrowanego związku partnerskiego) urzędnik stanu cywilnego sprawdza dane urodzenia w BRP. Jeśli te dane nie pochodzą z aktu urodzenia, może poprosić o akt. Urodziliście się w Polsce i nigdy nie składaliście aktu w holenderskiej gminie. Liczcie się z prośbą.

Praktyka gmin (Haga jest tu czytelna): urodzony za granicą, a zagraniczny akt jeszcze nie wpisany do BRP, przynosi geboorteakte z kraju urodzenia. Dokument nie po niderlandzku, francusku, niemiecku ani angielsku Haga każe przetłumaczyć przez tłumacza przysięgłego w Niderlandach. Albo, w UE, dołączyć wielojęzyczny formularz jako pomoc tłumaczeniową.

Do zgłoszenia ślubu dochodzą często: zaświadczenie o zdolności do zawarcia małżeństwa, czasem zaświadczenie o stanie cywilnym, jeśli mieszkaliście za granicą. Akt urodzenia jest jednym z tych papierów, nie jedynym. Zgłoszenie: co najmniej dwa tygodnie przed datą, od dwóch do czterech świadków, oboje pełnoletni.

Nie noście aktu „na wszelki wypadek” sprzed ślubu rodziców. Weźcie świeży odpis zupełny z USC. Wiele gmin patrzy na datę wydania. Stary odpis bywa odrzucany, bo stan cywilny mógł się zmienić.

Dziecko urodzone w Niderlandach

Zgłoszenie urodzenia (aangifte van geboorte) składacie w gminie urodzenia w ciągu trzech dni, także gdy sami nie mieszkacie na stałe w Niderlandach. Po zgłoszeniu powstaje holenderski akt urodzenia. To już nie polski dokument. To holenderski.

Rodzice niebędący małżeństwem: ojciec nie wpisuje się sam. Potrzebne jest uznanie ojcostwa (erkenning), przed porodem albo przy zgłoszeniu, zależnie od gminy i od tego, czy matka jest obecna. Bez uznania w akcie nie ma ojca, albo są dane zastępcze. To ma skutek dla nazwiska, władzy rodzicielskiej i później dla paszportu.

Polski USC tego holenderskiego aktu sam nie widzi. Chcecie polski akt i PESEL dla dziecka: składacie transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia w dowolnym USC w Polsce albo przez konsulat. Gov.pl (Polska w Holandii): oryginał zagranicznego aktu plus tłumaczenie tłumacza przysięgłego albo konsula. Bez aktu urodzenia rodzica, który nie ma polskiego aktu, transkrypcja bywa możliwa, ale niepełna, i PESEL może nie wejść.

Dwa rejestry, dwa akty. Holenderski dla gminy, opieki zdrowotnej i szkoły. Polski dla paszportu RP i spraw w kraju.

Dziecko urodzone w Polsce, rodzice już w Niderlandach

Tu kolejność jest odwrotna. Najpierw polski akt w USC. Potem gmina w Niderlandach, jeśli dziecko ma być wpisane do BRP albo ma dostać BSN (burgerservicenummer, numer ewidencyjny).

Gmina może chcieć oryginał albo odpis do wglądu i kopię do akt. Po polsku: formularz wielojęzyczny albo tłumaczenie przysięgłe. Nie liczcie, że „kolega przetłumaczy przy okienku”.

Meldunek, powrót, dowód, że jesteście tym, kim jesteście

Przy pierwszym wpisie do BRP paszport często wystarcza. NederlandWereldwijd wymienia akt urodzenia jako możliwy dodatkowy dowód: przy powrocie obywatela holenderskiego, przy luce w historii zamieszkania, przy wątpliwości co do nazwiska albo obywatelstwa. Paszport nie zawsze zamyka sprawę. Akt zamyka lukę w dacie, miejscu i rodzicach.

Przekształcenie zagranicznego aktu w holenderski (omzetten) nie jest dla każdego. NederlandWereldwijd: dotyczy osoby, która jest, była albo ubiega się o status związany z obywatelstwem holenderskim, i robi to gmina Haga. Osoba bez holenderskiego obywatelstwa tej ścieżki zwykle nie potrzebuje. Wystarczy, że gmina wpisze dane do BRP na podstawie polskiego aktu.

Sprawy, w których akt wraca po latach

• zmiana imienia albo nazwiska;
• adopcja i wpis do rejestru;
• spadek, gdy notariusz albo sąd chce wykazać pokrewieństwo;
• sprawy rodzinne, w których urząd chce łańcuch: wy, rodzic, dziecko;
• opcja albo naturalizacja, gdy urząd pyta o pochodzenie;
• sprostowanie błędu w BRP: złe imię matki, brak drugiego imienia, literówka z paszportu.

Wtedy stary odpis z szuflady bywa za mało. Urząd chce aktualny odpis zupełny i czytelny przekład. Ten artykuł nie zastępuje listy wymagań konkretnej instytucji. Sprawdźcie ją u odbiorcy.

Apostille, formularz, tłumaczenie

Trzy warstwy. Nie mieszajcie ich.

Apostille. Między Polską a Niderlandami przy akcie urodzenia co do zasady nie. Your Europe i rozporządzenie 2016/1191: urząd UE przyjmuje dokument z innego kraju UE bez apostille. Apostille wraca, gdy papier jedzie poza UE.

Formularz wielojęzyczny. Polska wydaje go do aktu jako pomoc tłumaczeniową (także w ramach konwencji CIEC, do której należą Polska i Niderlandy). Formularza nie wypełniacie sami z internetu. Wydaje go urząd, który wydał akt. Dołączacie go do odpisu. To nie jest tłumaczenie przysięgłe. To ściąga dla urzędnika.

Tłumaczenie przysięgłe. Urząd może wyjątkowo zażądać tłumaczenia, jeśli formularza nie rozumie. Haga przy dokumentach nie po niderlandzku, angielsku, niemiecku albo francusku wprost każe tłumaczenie beëdigd (przysięgłe) przez tłumacza w Niderlandach. Polski akt jest po polsku. Liczcie się z prośbą.

Co zabrać, zanim umówicie termin

1. Odpis zupełny z USC, świeży, z imionami i nazwiskami rodowymi rodziców.
2. Zapytajcie urząd, czy wydaje formularz wielojęzyczny do Niderlandów. Weźcie go razem z odpisem.
3. Wejdźcie na stronę swojej gminy: ślub, erkenning, wpis dziecka. Lista bywa inna w Rotterdamie niż w małej gminie.
4. Jeśli gmina pisze „beëdigde vertaling” (tłumaczenie przysięgłe), nie idźcie z formularzem jako jedynym papierem.
5. Oryginał do wglądu, kopia dla nich. Skan w mailu to nie oryginał, dopóki gmina sama nie napisze, że skan wystarczy.
6. Dwa rejestry przy dziecku: holenderski akt po zgłoszeniu, polska transkrypcja osobno, jeśli chcecie PESEL i polski paszport.

Najczęściej zadawane pytania

Czy między Polską a Holandią potrzebuję apostille na akt urodzenia?

Co do zasady nie. Rozporządzenie UE 2016/1191 i Your Europe: urząd w innym kraju UE przyjmuje dokument publiczny bez apostille. Apostille wraca, gdy dokument jedzie poza UE. To nie oznacza, że gmina przyjmie polski akt bez formularza albo tłumaczenia. Te warstwy są osobne.

Kiedy wystarczy wielojęzyczny formularz, a kiedy gmina wymaga tłumaczenia przysięgłego?

Formularz wielojęzyczny to pomoc tłumaczeniowa wydana przez urząd, który wydał akt. Jeśli gmina go akceptuje, osobne tłumaczenie przysięgłe często nie jest potrzebne. Jeśli gmina wprost wymaga beëdigde vertaling albo nie rozumie formularza, zostaje ścieżka przysięgła. Decyduje instrukcja waszej gminy, nie ogólna rada z internetu.

Czy skan albo zdjęcie aktu z telefonu wystarczy do ślubu albo wpisu dziecka w BRP?

Zwykle nie. Gminy chcą oryginał albo odpis do wglądu i kopię do akt. Skan w mailu to nie oryginał, dopóki gmina wyraźnie nie napisze, że skan wystarczy. Zdjęcie z telefonu bywa odrzucane jako nieczytelne albo niekompletne.

W skrócie: ślub, dziecko, uznanie ojcostwa, sprostowanie nazwiska. Cztery sprawy, jeden papier. Weźcie odpis zupełny, zapytajcie o formularz, nie zgadujcie tłumaczenia.

Potrzebujecie wyceny na podstawie skanu? Wgrajcie akt na stronie tłumaczenie aktu urodzenia albo napiszcie przez kontakt. Poolse Tolk Direct: tłumaczenia przysięgłe PL–NL w sieci Rbtv. Cena wynika z oferty na podstawie dokumentu, nie z kwoty na blogu.

Tekst praktyczny, nie porada prawna. Gmina, urząd i USC stosują własne listy. Sprawdźcie wymagania instytucji, która przyjmuje wasze papiery.