Trouwen met een Poolse partner: welke documenten heeft u nodig?
Welke Poolse documenten vraagt de gemeente om te trouwen? Wat moet beëdigd vertaald worden en wat verandert er met huwelijkse voorwaarden?
Trouwen in Nederland begint bij de gemeente, maar de Poolse documenten komen uit Polen, en dat kost tijd. In dit artikel loopt u langs de stappen, de stukken die gemeenten meestal vragen en de vraag welke documenten beëdigd vertaald moeten worden. Ook leest u wat er verandert voor de documenten als u vóór het huwelijk huwelijkse voorwaarden bij de notaris laat opstellen.
Trouwen met een Poolse partner: de stappen in het kort
U meldt uw voorgenomen huwelijk bij de gemeente waar u wilt trouwen. Volgens de Rijksoverheid moet dat minimaal twee weken voor de trouwdatum gebeuren. U geeft dan ook minimaal twee en maximaal vier getuigen op, die allemaal 18 jaar of ouder zijn. Verder mogen u en uw partner niet al met iemand anders getrouwd zijn en niet nauw aan elkaar verwant zijn.
In de praktijk is twee weken krap zodra er buitenlandse papieren aan te pas komen. Gemeente Groningen raadt aan de melding bij voorkeur minimaal een maand van tevoren te doen. Gemeente Midden-Groningen vraagt u bij buitenlandse documenten enkele maanden voor de melding contact op te nemen, omdat het wachten op zulke documenten lang kan duren. Woont uw partner nog niet in Nederland, dan kan de melding bij sommige gemeenten alleen op afspraak aan het loket, terwijl iemand die al in de BRP staat de melding online kan doen.
Bij de melding controleert de ambtenaar van de burgerlijke stand de geboortegegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). Staan die gegevens daar niet op basis van een geboorteakte, dan kan de ambtenaar vragen om de geboorteakte mee te nemen. Voor een partner die in Polen is geboren en nooit in Nederland heeft gewoond, is dat meestal een Poolse akte.
Welke documenten vraagt de gemeente meestal?
De gemeente waar u trouwt bepaalt welke documenten u nodig heeft, en dat hangt af van uw situatie. Dat zegt NederlandWereldwijd uitdrukkelijk. De gemeentelijke pagina’s die wij hebben bekeken, noemen telkens ongeveer dezelfde stukken:
- een geldig identiteitsbewijs van beide partners;
- een recent afschrift van de geboorteakte van de partner die niet in de BRP staat;
- een verklaring over woonplaats, burgerlijke staat en nationaliteit;
- bij een eerder huwelijk: een echtscheidingsakte of, als de vorige partner is overleden, een overlijdensakte.
Een niet-Nederlandse partner heeft soms ook een verklaring geen schijnhuwelijk nodig. Volgens NederlandWereldwijd hoeft dat niet als u en uw partner allebei de nationaliteit van een EU-land hebben.
Uw partner is nooit eerder getrouwd geweest
Dan gaat het vooral om de geboorteakte en de verklaring van burgerlijke staat. Heeft uw partner buiten Nederland gewoond, dan kan de gemeente een ongehuwdverklaring vragen uit het land waar uw partner het laatst woonde. Voor Polen is dat een Poolse verklaring, die u in Polen aanvraagt.
Uw partner was eerder getrouwd
Dan wil de gemeente weten hoe dat huwelijk is geëindigd. Gemeente Groningen noemt een scheidingsakte of overlijdensakte, gemeente Amsterdam daarnaast een akte van ontbinding van een geregistreerd partnerschap. Welk Pools stuk daarbij hoort, bespreekt u het best vooraf met de gemeente. In het volgende deel komen de Poolse varianten aan bod.
Uw partner woont in Polen
Gemeente Groningen vraagt bij een partner die niet in Nederland staat ingeschreven om dezelfde stukken als hierboven, met een afspraak om het huwelijk te melden. Wonen u en uw partner allebei buiten Nederland en wilt u in Nederland trouwen, dan meldt u het voornemen volgens NederlandWereldwijd eerst bij de gemeente Den Haag, minimaal twaalf weken voor de trouwdatum.
Poolse documenten in het Nederlands
Poolse en Nederlandse akten hebben niet dezelfde namen. De tabel zet de gangbare Poolse documenten naast hun Nederlandse benaming en laat zien waarom een gemeente erom kan vragen. Per gemeente kan de lijst anders zijn.
Pools document | Nederlandse benaming | Waarom de gemeente erom kan vragen |
|---|---|---|
akt urodzenia (odpis skrócony of odpis zupełny) | geboorteakte (uittreksel of volledig afschrift) | om naam, geboortedatum en geboorteplaats van de partner vast te stellen |
zaświadczenie o stanie cywilnym | verklaring van burgerlijke staat, ook wel ongehuwdverklaring | om aan te tonen dat uw partner niet al getrouwd is |
akt małżeństwa z adnotacją (odpis zupełny) | huwelijksakte met vermelding van de echtscheiding | bij een eerder huwelijk, als bewijs dat dat huwelijk is ontbonden |
wyrok rozwodowy z klauzulą prawomocności | echtscheidingsvonnis met vermelding van rechtskracht | bij een eerder huwelijk, als de gemeente het vonnis zelf wil zien |
akt zgonu | overlijdensakte | als een vorige partner is overleden |
Of een gemeente een uittreksel (odpis skrócony) of een volledig afschrift (odpis zupełny) wil, verschilt. Vraag de gemeente daarom in welke vorm zij het Poolse document accepteert voordat u het in Polen aanvraagt. Waar u de akten opvraagt, zoekt u volgens de pagina van NederlandWereldwijd over documenten uit Polen het best uit bij de Poolse autoriteiten. Veel documenten kunt u bij uw gemeente opvragen, en de verklaring van ongehuwd zijn vraagt u aan bij het hoofd van de burgerlijke stand in uw woonplaats.
Wat moet beëdigd vertaald worden, en door wie?
Gemeenten eisen dat een akte in het Nederlands, Engels, Frans of Duits is opgesteld. Is het stuk in een andere taal, dan moet het volgens onder meer de gemeenten Amsterdam, Nijmegen en Maastricht worden vertaald door een beëdigd vertaler; Nijmegen en Maastricht noemen daarbij een vertaler die in Nederland beëdigd is. Pools staat niet in dat rijtje. Een Poolse geboorteakte, een Poolse verklaring van burgerlijke staat of een Pools vonnis valt dus in de praktijk onder de vertaalplicht, tenzij uw gemeente het stuk in een andere vorm accepteert. Dat laatste kunt u bij de gemeente navragen.
Bij Poolse Tolk Direct werkt u met een beëdigd vertaler uit het Rbtv (Register beëdigde tolken en vertalers). Uw vertaling krijgt een Poolse en een Nederlandse stempel. Een vertaling door een in Nederland beëdigd vertaler hoeft u volgens NederlandWereldwijd niet te laten legaliseren. Of een document zelf gelegaliseerd moet worden, wisselt per document en per gemeente. Vraagt uw gemeente daar naar, informeer dan bij de gemeente wat zij precies wil zien.
Een kanttekening over woorden: wij gebruiken vertalen voor schriftelijk werk en tolken voor mondeling werk. Alles in dit artikel gaat over papier, dus over vertalen.
De gemeente beslist uiteindelijk of zij een document en de bijbehorende vertaling in behandeling neemt. Dat besluit ligt bij haar, niet bij de vertaler.
Met of zonder huwelijkse voorwaarden
Huwelijkse voorwaarden zijn een keuze van u en uw partner. Dit artikel zegt niet wat voor u verstandig is en gaat niet in op de gevolgen voor vermogen, belasting of erfenis. Daarover praat u met een notaris. Hier staat alleen wat er bij de stappen, de documenten en de vertaling verandert.
Zonder huwelijkse voorwaarden
U volgt de stappen die hierboven staan: melding bij de gemeente, getuigen, documenten, zo nodig beëdigde vertalingen. Een bezoek aan de notaris hoort daar niet bij. De Rijksoverheid noemt huwelijkse voorwaarden als iets waaruit u kunt kiezen, niet als verplichting.
Met huwelijkse voorwaarden
Huwelijkse voorwaarden legt een notaris vast in een notariële akte, die u en uw partner allebei ondertekenen. Volgens Notaris.nl legt u ze het beste vóór het huwelijk vast, en gaan ze in op het moment van trouwen. Het opstellen kost tijd, dus plan de afspraak met de notaris ruim voor de trouwdatum.
Welke documenten de notaris nodig heeft, hoort u van het notariskantoor zelf. Denk aan een identiteitsbewijs van u beiden. Heeft een van u een buitenlandse nationaliteit, dan kan er volgens Notaris.nl buitenlands recht een rol spelen, en dat bespreekt u met de notaris. Of een Poolse akte of verklaring voor de notaris in vertaling nodig is, bepaalt de notaris. Is dat zo, dan ligt een beëdigde vertaling voor de hand. Over het vertalen van de notariële akte zelf leest u meer op de pagina notariële akte vertalen.
De twee routes naast elkaar
De tabel vergelijkt alleen de stappen en de documenten, niet de rechtsgevolgen.
Zonder huwelijkse voorwaarden | Met huwelijkse voorwaarden | |
|---|---|---|
Eerste stap | melding van het voorgenomen huwelijk bij de gemeente | afspraak bij een notaris, daarnaast de melding bij de gemeente |
Wie stelt het stuk op? | niet van toepassing | de notaris, in een notariële akte |
Wanneer? | de melding minimaal twee weken voor de trouwdatum | bij voorkeur vóór het huwelijk, ruim voor de trouwdatum |
Documenten voor de gemeente | die de gemeente vraagt, bijvoorbeeld een geboorteakte en een verklaring van burgerlijke staat | dezelfde |
Documenten voor de notaris | geen | de notaris zegt welke, bijvoorbeeld een identiteitsbewijs |
Beëdigde vertaling | van Poolse documenten als de gemeente dat vraagt | ook voor de gemeente, en voor de notaris als die dat vraagt |
Voorbeeld: Piotr en Anna
Piotr woont in Utrecht en is in Nederland geboren. Zijn gegevens staan in de BRP. Anna woont in Polen. Ze willen in Utrecht trouwen. Drie varianten.
Anna is ongehuwd en ze kiezen geen huwelijkse voorwaarden. Piotr belt de gemeente en hoort welke Poolse stukken nodig zijn. Anna vraagt in Polen een afschrift van haar geboorteakte en een verklaring over haar burgerlijke staat aan. Ze laten beide stukken beëdigd vertalen en leveren ze in bij de gemeente. De gemeente laat weten of ze daarmee uit de voeten kan.
Anna is ongehuwd en ze kiezen wel huwelijkse voorwaarden. De documenten voor de gemeente blijven hetzelfde. Daarnaast maken Piotr en Anna ruim voor de trouwdatum een afspraak bij een notaris en vragen ze welke documenten daar nodig zijn, en of de Poolse stukken in vertaling moeten worden aangeleverd. Voor de akte zelf tekenen ze samen bij de notaris.
Anna was eerder getrouwd. Naast haar geboorteakte vraagt de gemeente een bewijs dat Anna’s eerdere huwelijk is ontbonden. Het huwelijk is in Polen ontbonden. Piotr vraagt aan de gemeente welk stuk zij wil zien: het echtscheidingsvonnis met vermelding van rechtskracht, de huwelijksakte met de vermelding van de echtscheiding of allebei. Daarna bestelt Anna in Polen het gevraagde stuk en laat ze het vertalen.
Veelgemaakte fouten
Een document dat te oud is, levert gedoe op. Gemeenten vragen vaak om een recent afschrift, en wat recent is, wisselt. Gemeente Schiedam noemt voor haar verklaring huwelijksbevoegdheid zes maanden. Dat is een andere aanvraag dan de melding van een huwelijk in Nederland, dus zie het niet als vaste regel. Vraag het na bij uw eigen gemeente.
Een onvolledige scan is een tweede klassieker. NederlandWereldwijd schrijft dat een document origineel en compleet moet zijn, en dat ook de bijlagen erbij horen als het document daarnaar verwijst. Scan dus alle pagina’s, ook de achterkant als daar een vermelding of stempel op staat.
Bij een eerder huwelijk kan een Pools vonnis een vermelding van rechtskracht dragen, de klauzula prawomocności. Vraag de gemeente of zij het vonnis met die vermelding wil zien, en controleer vóór het vertalen of de vermelding op uw exemplaar staat.
Tot slot de naam. Heeft Anna door een eerder huwelijk een andere achternaam dan op haar geboorteakte, dan moeten de documenten onderling te volgen zijn. Ook een verschil in spelling tussen geboorteakte, verklaring en paspoort kan vragen oproepen. Controleer vóór het bestellen of naam en spelling op alle stukken overeenkomen. Wijkt er iets af, vraag de gemeente dan hoe zij daarmee omgaat.
Zo regelt u de vertaling bij Poolse Tolk Direct
U uploadt een scan van het Poolse document via de pagina voor het vertalen van documenten, of u neemt via de contactpagina contact met ons op. Een beëdigd vertaler uit het Rbtv maakt de vertaling, met een Poolse en een Nederlandse stempel. U ontvangt de vertaling als pdf-scan, doorgaans binnen 3 tot 6 werkdagen. Wilt u de vertaling op papier, dan sturen wij die aangetekend op. Vraag uw gemeente vooraf of een pdf volstaat of dat zij het papieren stuk met originele stempel wil.
Wijst een instantie binnen 30 dagen schriftelijk op een fout in de vertaling, dan herstellen wij die kosteloos. Bekijk ook de pagina’s over het vertalen van een geboorteakte en van een huwelijksakte.
Veelgestelde vragen
Welke Poolse documenten heb ik nodig om in Nederland te trouwen met mijn Poolse partner?
Dat bepaalt de gemeente waar u trouwt. Meestal vraagt zij een geldig identiteitsbewijs, een recent afschrift van de geboorteakte en een verklaring over woonplaats, burgerlijke staat en nationaliteit van uw partner. Was uw partner eerder getrouwd, dan komt daar een bewijs van de ontbinding bij, zoals een echtscheidingsakte. Vraag uw gemeente vooraf om de exacte lijst.
Moet mijn Poolse geboorteakte beëdigd vertaald worden voor de gemeente?
Gemeenten vragen akten in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Een Poolse akte valt daar niet onder, dus vraagt de gemeente meestal een vertaling door een beëdigd vertaler. Vraag uw gemeente in welke vorm zij het Poolse document accepteert voordat u het laat vertalen.
Hoe oud mag mijn Poolse verklaring van burgerlijke staat zijn?
Een landelijke maximumtermijn kunnen wij niet aanwijzen. Gemeenten vragen vaak een recent document, en hoe recent dat is, bepaalt de gemeente. Gemeente Schiedam noemt voor een andere aanvraag zes maanden. Vraag de maximale leeftijd na voordat u de verklaring in Polen aanvraagt.
Heb ik huwelijkse voorwaarden nodig?
Dat is een beslissing van u en uw partner, en wij geven daar geen advies over. Voor het huwelijk zelf zijn huwelijkse voorwaarden niet verplicht. Wilt u weten wat in uw situatie speelt, ook als een van u een buitenlandse nationaliteit heeft, praat dan met een notaris.
Wie maakt huwelijkse voorwaarden op en wanneer?
Een notaris maakt ze op in een notariële akte, die u en uw partner allebei ondertekenen. Volgens Notaris.nl legt u ze het beste vóór het huwelijk vast, want ze gaan in op het moment van trouwen. Maak ruim van tevoren een afspraak, omdat het opstellen tijd kost.
Moet ik bij de notaris ook Poolse documenten laten vertalen?
Dat bepaalt de notaris. Vraag bij het maken van de afspraak welke documenten nodig zijn en of een Poolse akte of verklaring in vertaling moet worden aangeleverd. Is een beëdigde vertaling nodig, dan kunt u die laten maken door een beëdigd vertaler uit het Rbtv.
Hoe lang van tevoren moet ik mijn huwelijk melden?
Volgens de Rijksoverheid minimaal twee weken voor de trouwdatum. Met buitenlandse documenten is dat vaak te kort. Gemeente Groningen raadt een maand aan en gemeente Midden-Groningen vraagt u enkele maanden voor de melding contact op te nemen.
Bronnen: Rijksoverheid, NederlandWereldwijd, Gemeente Groningen, Gemeente Midden-Groningen, Gemeente Amsterdam, Gemeente Nijmegen, Gemeente Maastricht, Gemeente Schiedam, Notaris.nl.