Zaken doen in Polen: documenten en communicatie
Werkt u met een Pools bedrijf? Lees welke documenten u voorbereidt, wanneer een vertaling nodig is en hoe u afspraken helder vastlegt.
Gaat uw bedrijf voor het eerst iets bestellen bij een Poolse leverancier? Dan komen er al snel papieren op tafel: een offerte, een uittreksel uit een register, algemene voorwaarden en misschien een conceptovereenkomst. Dit artikel gaat over die documenten en over de communicatie eromheen, niet over belastingen of het oprichten van een vestiging.
Bij elk stuk dat u ontvangt of verstuurt, helpen vijf vragen. Welk document is het? Wie gaat het lezen? Waarvoor wordt het gebruikt? Welke versie is de geldende? En stelt de ontvanger eisen aan de vorm of de vertaling? De antwoorden helpen u te bepalen welke stukken u moet laten vertalen.
Met welke onderneming maakt u afspraken?
Een Poolse contactpersoon stelt zich soms voor met een merknaam, een websitenaam of de naam van een moedermaatschappij. Voor uw afspraken telt de onderneming die juridisch de partij is. Dat is de naam die op de offerte, de orderbevestiging en de factuur hoort te staan. Controleer daarom eerst wie er precies tegenover u zit.
KRS, CEIDG en gegevens op de offerte
In Polen komt u in dit stadium in de regel een van twee registers tegen. Handelsvennootschappen, zoals een spółka jawna, een sp. z o.o. of een S.A., staan in het ondernemersregister van het KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Daarin staan onder meer de rechtsvorm, de naam, de zetel en het adres, de personen die de vennootschap mogen vertegenwoordigen en de manier waarop zij dat doen. Eenmanszaken staan in het CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Ook vennoten van een spółka cywilna, een Poolse samenwerkingsvorm voor natuurlijke personen, staan in het CEIDG. Op het Poolse overheidsportaal biznes.gov.pl vindt u uitleg over beide registers en een zoekfunctie voor bedrijven.
Leg de gegevens uit het register naast de offerte. Komen de naam, het adres en het KRS-nummer of NIP (het Poolse belastingnummer) overeen? Wie mag de onderneming volgens het register vertegenwoordigen, en op welke manier? Dat kan van belang zijn voor de ondertekening van een overeenkomst. Wat het juridisch betekent voor uw contract, beoordeelt een jurist. U kunt wel vastleggen welke gegevens u hebt gezien en op welke datum.
Een inschrijving bewijst niet dat een bedrijf betrouwbaar is. KVK zegt het in zijn uitleg over buitenlandse zakenpartners duidelijk: na controle weet u of een bedrijf volgens de wet is ingeschreven, meer niet. Voor een beeld van de betrouwbaarheid noemt KVK andere stappen, zoals referenties opvragen, sanctielijsten controleren, een kredietrapport laten opstellen, monsters of een proeflevering vragen en, als het kan, een bezoek. Zie het register dus als het begin van uw controle, niet als het eindpunt.
Wilt u een Pools registeruittreksel in uw eigen administratie of voor een bank, notaris of andere instantie gebruiken? Dan kan een vertaling nodig zijn. Op onze pagina over het vertalen van een KvK- of KRS-uittreksel leest u hoe dat werkt. Welke vorm van vertaling de instantie accepteert, vraagt u vooraf bij die instantie na.
Welke stukken horen bij de eerste opdracht?
Bij een eerste bestelling is het verleidelijk om op een korte e-mail te vertrouwen. Dat kan goed gaan, zeker bij kleine bedragen. Maar hoe groter de opdracht, hoe meer het loont om de afspraken op papier te zetten. Doorgaans bepalen meerdere documenten samen wat er is afgesproken.
Offerte, overeenkomst en bijlagen
Begint de opdracht met een offerte, let dan op de omschrijving van het product of de dienst, de aantallen, de prijs met valuta, de levertermijn, de leveringsvoorwaarden en de geldigheidsduur. Staat er iets in dat u niet volledig begrijpt, vraag dan om uitleg voordat u akkoord geeft.
Daarna kan een orderbevestiging of een overeenkomst volgen. Bij doorlopende leveringen kan er een raamovereenkomst komen, met per bestelling een aparte order. Kijk of de overeenkomst verwijst naar algemene voorwaarden, en zo ja, naar welke: die van u of die van de leverancier. RVO wijst in zijn informatie over Polen op aparte onderwerpen als contracten, verzekeringen en tips voor offertes. Gebruik die bronnen en uw eigen jurist voor de inhoudelijke kant.
Let ook goed op de bijlagen. Technische specificaties, tekeningen, een prijslijst, kwaliteitseisen, certificaten of een verpakkingsinstructie kunnen net zo bepalend zijn als de overeenkomst zelf. Spreek af welke bijlagen bij de opdracht horen en geef ze een duidelijke naam en datum. Zo weet iedereen later waar hij op moet terugvallen.
Facturen horen er ook bij. Uw boekhouder of accountant beoordeelt wat er op een factuur moet staan. Wilt u een Poolse factuur of ander zakelijk stuk begrijpen of intern delen, dan kunt u zakelijke documenten laten vertalen.
Wanneer volstaat een gewone vertaling?
Niet elk Pools document hoeft beëdigd vertaald te worden. Of u een beëdigde vertaling nodig hebt, hangt af van het gebruik en de eisen die ervoor gelden. Vraag de ontvangende partij vooraf naar de voorwaarden. Denk aan een rechtbank, een notaris, een overheidsinstantie of een bank. Gebruikt u een stuk alleen binnen uw eigen bedrijf, dan gaat het er vooral om dat u en uw collega's de inhoud goed begrijpen.
Voor een offerte die u intern wilt bespreken, een conceptovereenkomst die u wilt doorlezen of correspondentie met een leverancier kan een gewone vertaling voldoende zijn. Gaat hetzelfde document later naar een instantie die een beëdigde vertaling wil, dan kan dat alsnog.
Twijfelt u? Vraag dan na welke vorm vereist is, voordat u de vertaling bestelt. Wij kunnen u uitleggen welke soorten vertaling er zijn, maar welke vorm nodig is, hangt af van het gebruik van het stuk. Een vertaling vervangt bovendien geen juridische beoordeling. Ze maakt de tekst leesbaar, maar zegt niet of de afspraken gunstig of rechtsgeldig zijn.
Wat spreekt u af over taal en documentversies?
Werkt u met uw Poolse partner in het Engels, dan kan het zijn dat geen van beide partijen zijn moedertaal spreekt. Kleine verschillen in woordkeuze kunnen dan grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld bij levertermijnen, aansprakelijkheid of de definitie van een gebrek.
Spreek daarom vooraf af in welke taal de overeenkomst geldt. Bestaat een contract in twee talen, bijvoorbeeld Pools en Engels, leg dan vast welke versie voorgaat als de teksten van elkaar afwijken. Of zo'n bepaling in uw situatie past, bespreekt u met uw jurist. Het gaat erom dat u het onderwerp niet laat liggen.
Versiebeheer is minstens zo belangrijk. Tijdens onderhandelingen gaan documenten heen en weer. Zonder afspraak heeft de ene partij versie 3 voor zich en de andere versie 4. Geef elk document een versienummer en datum, werk met zichtbare wijzigingen en stuur na een gesprek de bijgewerkte versie rond. Laat u een document vertalen, vermeld dan welke versie u stuurt. Een vertaling van een verouderd concept helpt niemand.
Leg ook vast in welke taal u correspondeert. Krijgt u e-mails in het Pools, terwijl uw team geen Pools leest, dan kunt u vragen om Engels. Of u laat belangrijke berichten vertalen. Kies één werkwijze, zodat niemand een afspraak mist omdat die in een andere taal stond.
Werkt u met technische producten of vaste vaktermen, maak dan samen met de leverancier een korte lijst van de belangrijkste begrippen. Zet daarin hoe u een onderdeel, een materiaal of een kwaliteitsklasse noemt, in het Nederlands, het Engels en het Pools. Zo'n lijst helpt om dezelfde term in alle documenten op dezelfde manier te gebruiken en te vertalen. Bij een latere vertaling kunt u de lijst meesturen.
Hoe bereidt u het eerste gesprek voor?
RVO beschrijft dat het in Polen normaal is om zakenpartners formeel aan te spreken, zeker aan het begin en in e-mails. Volgens RVO leren Poolse ondernemers hun partners graag kennen en verschilt de bedrijfscultuur per bedrijf en regio. Ga er dus niet van uit dat iedereen op dezelfde manier werkt.
Stuur vooraf een korte agenda. Noem de documenten die u wilt bespreken en de versie die u voor u hebt. Zet uw vragen op papier, bijvoorbeeld over aantallen, levertermijnen, kwaliteitseisen en betalingsafspraken. Zo kan de andere partij zich voorbereiden en komen de juiste mensen aan tafel.
Vraag ook wie er namens de leverancier deelneemt en welke rol die persoon in de opdracht heeft. Wie de onderneming bij het ondertekenen van een overeenkomst mag vertegenwoordigen, is een aparte vraag. Daarvoor kijkt u naar de vertegenwoordiging in het register en laat u zich zo nodig juridisch adviseren.
Spreekt niet iedereen aan tafel vlot Engels, dan kan een tolk het gesprek ondersteunen. Wij tolken Pools en Nederlands bij telefoon- en videogesprekken. Een tolk geeft weer wat de deelnemers zeggen, zonder zelf te onderhandelen. Daarbij geldt de geheimhoudingsplicht. Stuur de tolk vooraf de agenda en de belangrijkste stukken, zodat de vaktermen bekend zijn.
Sluit het gesprek af met een korte samenvatting per e-mail. Wat is er afgesproken, wie doet wat en welke documentversie geldt nu? Die samenvatting is geen vervanging van een overeenkomst, maar ze helpt misverstanden in de weken daarna te voorkomen.
Wat stuurt u mee voor een vertaalofferte?
Wilt u weten wat een vertaling kost? Dan helpt het als u een paar dingen meestuurt. Hoe vollediger de aanvraag, hoe nauwkeuriger de offerte.
- Het document zelf, liefst als leesbare pdf of Word-bestand, met het versienummer of de datum.
- De bron- en doeltaal, bijvoorbeeld van het Pools naar het Nederlands.
- Het doel van de vertaling: alleen intern lezen, bespreken met een jurist of indienen bij een instantie.
- De ontvanger en eventuele eisen van die ontvanger, zoals een beëdigde vertaling.
- Bijlagen die bij het document horen en ook vertaald moeten worden, of juist niet.
- De gewenste levertermijn.
Met die informatie kunnen wij beoordelen welke vertaling past en wat die kost. Voor beëdigde schriftelijke vertalingen werken wij samen met beëdigde vertalers uit ons netwerk.
Hebt u een Poolse offerte, overeenkomst of registeruittreksel liggen? Stuur het document mee met uw aanvraag, dan ontvangt u een vrijblijvende offerte voor de vertaling.
Veelgestelde vragen
Heb ik voor een overeenkomst met een Pools bedrijf een beëdigde vertaling nodig?
Niet automatisch. Of u een beëdigde vertaling nodig hebt, hangt af van het gebruik en de eisen die ervoor gelden. Gaat de overeenkomst naar een rechtbank, notaris of overheidsinstantie, vraag die partij dan vooraf naar de voorwaarden. Voor uw eigen begrip en interne bespreking kan een gewone vertaling volstaan.
Welke documenten stuur ik mee om een Poolse offerte te laten vertalen?
Stuur de offerte zelf mee, met datum of versienummer, en de bijlagen waarnaar de offerte verwijst, zoals specificaties of algemene voorwaarden. Vermeld waarvoor u de vertaling gebruikt en of iemand eisen stelt aan de vorm. Dan weten wij wat er vertaald moet worden en welke vertaling past.
Bewijst een KRS-inschrijving dat een Poolse zakenpartner betrouwbaar is?
Nee. Een inschrijving in het KRS laat zien dat de onderneming volgens de wet is geregistreerd en geeft gegevens zoals het adres en de vertegenwoordigers. Over betrouwbaarheid zegt het weinig. KVK raadt aan om ook referenties, sanctielijsten, kredietinformatie en monsters of een proeflevering te gebruiken.
Bronnen
KVK: Zo controleer je een buitenlandse zakenpartner